Когда компенсация на питание требует уплаты НДФЛ и страховых взносов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Когда компенсация на питание требует уплаты НДФЛ и страховых взносов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Как облагаются страховыми взносами компенсации расходов на питание?

2. Способы бухучета расходов на питание

3. Кейтеринг – доставка обедов в офис

4. Как оформить вычеты за питание?

5. Отражение в учете удержаний из заработной платы сотрудников на оплату горячего питания в организации

6. Зачем компании вводят дотацию?

7. Как правильно оплатить обеды

8. Компенсация заказчику питания и проживания работников

9. Питание сотрудников налогообложение

10. Компенсация стоимости питания работников: нужно ли исчислить НДФЛ и взносы?

Есть еще одна занимательная сторона вопроса. Предположим, работник подписал с руководителем соглашение, где прописана обязанность работодателя компенсировать все затраты на пропитанные во время командировки. Дабы защитить права компании хотим порекомендовать ее директору, обговорить примерную, а лучше точную сумму тех денег, которые он сможет вернуть. Необходимо это сделать то той причине, что командированный сотрудник вдруг решит, что может себе «ни в чем не отказывать», посещая дорогие рестораны, например. Если в соглашении будет отсутствовать точная сумма компенсационных выплат, то компании придется возместить затраты по любым чекам, предъявленным работником. В противном случае судебное разбирательство с большей долей вероятности закончится в пользу «разгулявшегося» работника.

Как облагаются страховыми взносами компенсации расходов на питание?

Минфин и ФНС считают, что объектом обложения страховыми взносами являются любые выплаты в пользу физлиц, которые возникают в рамках трудовых отношений и локальных нормативных актов той или иной организации. Исключения составляют основания, перечисленные в ст. 422 НК РФ.

То есть по мнению контролирующих налоговых органов, главным критерием при определении облагаемой базы, является характер основания для выплаты в качестве компенсации за питание. Если такая выплата основана на

Федеральном законодательстве,
Законодательных актах субъекта РФ,
Решениях представительных органов местного самоуправления,

то эти выплаты не подлежат исчислению страховых взносов.

Соответственно, если оплата работникам за питание производится на основании локального акта организации, то она входит в облагаемую базу (Письмо Минфина от 05.02.2018 № 03-15-06/6579).

В случае предоставления комплексных обедов организацией общественного питания (кафе, ресторан, столовая) компания-работодатель должна заключить с ней соответствующий договор. В нем необходимо отразить условия предоставления питания сотрудникам данной фирмы. Возможен вариант, когда работники будут приходить на обед и предъявлять пропуск, талон или расписываться в ведомости, специальном журнале.

Это важно знать: Налоговый расчет по авансовому платежу по налогу на имущество в 2020 году

Что касается схемы текущего учета и контроля, форм актов и других документов, работодатель и организация общественного питания выбирают их самостоятельно, исходя из удобства применения. Расчеты между сторонами отражаются в общем порядке с использованием счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Способы бухучета расходов на питание

Возникновение в бухучете информации о стоимости затрат на питание будет зависеть от выбранного способа организации питания.

Наличие своей столовой потребует выделения ее в обслуживающее производство, на котором будут формироваться затраты по этому производству: Дт 29 Кт 02 (10, 25, 60, 69, 70).

Если услуги по предоставлению питания оказывает сторонний контрагент или работодатель приобретает продукты, в дальнейшем передаваемые работникам, то возникнет проводка по учету стоимости обедов (продуктов), полученных от поставщика: Дт 10 (41) Кт 60.

Аналогичной будет проводка по оприходованию расходов, уже осуществленных работником на свое питание (если они являются частью оплаты труда): Дт 10 (41) Кт 70.

Выдача питания независимо от того, к какой категории оно относится (спецпитание либо иное льготное или бесплатное питание), будет осуществляться через счет учета расчетов с персоналом. При этом придется на сумму стоимости полученного питания в отношении каждого работника при начислении зарплаты персонально сделать проводку: Дт 70 Кт 10 (29, 41).

Расходы, по которым не организован персональный учет, даже в случае присутствия этих расходов в системе оплаты труда на расчеты с персоналом отнести невозможно, поэтому проводка по ним будет такой: Дт 91 Кт 10 (29, 41).

Учет выданного в качестве оплаты труда питания в расходах работодателя произойдет с отнесением его сумм:

на счета учета затрат, если эти расходы:
обязательны для работодателя по положениям действующего законодательства (спецпитание) и осуществлены в пределах установленных норм;
предусмотрены внутренним нормативным документом о системе оплаты труда;

на счет учета прочих расходов в части расходов:

превышающих нормы выдачи спецпитания;
не предусмотренных действующей системой оплаты труда.

Подробнее о спецпитании и его учете читайте в материале «Ст. 222 ТК РФ: вопросы и ответы».

Затраты на питание, обязательные для работодателя по законодательству или в силу включения их в систему оплаты труда, при распределении данных по питанию персонально по работникам войдут в состав расходов по оплате труда: Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 70.

Кейтеринг – доставка обедов в офис

Привоз обедов прямо на рабочее место приобретает в последнее время все большее распространение. Называется такая доставка – кейтеринг, и подразумевает под собой организацию питания соответствующими заведениями на выезде.

Чтобы правильно оформить такой тип питания на предприятии, нужно опять же закрепить это документально, на уровне коллективного договора. Существует три возможных варианта по проводкам кейтеринга:

Работодатель платит только за услуги кейтеринговой фирмы. В этом случае, все затраты отражаются в налоговой базе аналогично расходам на комплексные обеды;
Если работодатель приобретает обеды, а потом перепродает их своим сотрудникам, то отражать расходы и доходы по данным операциям следует в «Прочие доходы и расходы» или в «Продажи»;
Третий вариант – если компания покупает обеды и бесплатно кормит ими работников, то учет таких покупок нужно вести по строке «Материалы».

Как оформить вычеты за питание?

Ответ на вопрос:

По инициативе руководства организации (администрации) из заработка сотрудника можно удержать:

неотработанный аванс, выданный в счет зарплаты;
неизрасходованные и своевременно невозвращенные суммы, выданные под отчет в связи с переводом на работу в другую местность и т. п.;

излишне выданную зарплату и другие суммы;
суммы возмещения за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника до окончания года;
суммы пособий (больничного и пособия по беременности и родам), излишне выплаченные в случае счетной ошибки (например, при подсчете заработка за расчетный период допущена арифметическая ошибка) или неправомерных действий сотрудника (например, сотрудник скрыл сведения, влияющие на размер пособия).

Такие случаи удержаний по инициативе администрации перечислены в статье 137 Трудового кодекса РФ и части 4 статьи 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Также из заработка сотрудника можно удержать причиненный организации материальный ущерб (ст. 238 и 240 ТК РФ). При этом возмещается только сумма прямого действительного ущерба (те убытки, которые можно точно посчитать), упущенную выгоду организации сотрудник не оплачивает (ст. 238 ТК РФ).

Сотрудник не несет материальной ответственности, если имущество было повреждено при стихийном бедствии, из-за ненадлежащей охраны и т. д. Полный перечень таких ситуаций приведен в статье 239 Трудового кодекса РФ.

Организация не вправе удерживать из зарплаты сотрудника никакие другие суммы, кроме тех, которые предусмотрены трудовым законодательством (НДФЛ, удержания по исполнительным листам и т. д.). Так, например, по инициативе организации нельзя удержать из зарплаты сотрудника денежные средства для погашения кредита. Такие суммы сотрудник может возместить только по собственной инициативе: внеся деньги в кассу организации, или оформив заявление с просьбой удерживать средства из его зарплаты.

Аналогичные выводы следуют из письма Роструда от 18 июля 2012 г. № ПГ/5089-6-1.

При этом по инициативе сотрудника из его зарплаты можно удерживать суммы на любые цели.

Это подтверждает и письмо Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1.

Сотрудник должен подтвердить свое желание на удержания письменным заявлением.

Удержания по инициативе сотрудника производятся из его зарплаты.

Удержания из зарплаты сотрудника по его инициативе проводите без ограничений.

Закон об исполнительном производстве ограничивает размеры удержаний по исполнительным документам (ст. 99 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ). Трудовой кодекс РФ устанавливает основания и нормативы удержаний по распоряжению организации (ст. 138 ТК РФ). Других ограничений на размер удержаний законодательство не накладывает.

Поэтому по инициативе сотрудника из его заработка может удерживаться до 100 процентов дохода, но только после того, как из суммы дохода будет удержан НДФЛ (абз. 2 п. 1 ст. 210 НК РФ).

Правомерность удержания из зарплаты любых сумм по желанию сотрудника подтверждает письмо Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1.

Также можно порекомендовать в данном случае натуральную оплату труда.

Условие о том, что часть зарплаты может выдаваться в неденежной форме, нужно зафиксировать в коллективном (трудовом) договоре (ч. 2 ст. 131 ТК РФ). Если подобной оговорки в этом документе нет, в трудовой договор нужно внести изменения. Это можно сделать, составив дополнительное соглашение к нему.

Кроме того, сотрудник должен написать заявление с просьбой выдать ему часть зарплаты в натуральной форме (ч. 2 ст. 131 ТК РФ).

Заявление можно составить как на отдельную выплату, так и на определенный период (квартал, год). В последнем случае по согласованию с администрацией сотрудник вправе досрочно отказаться от натуральной формы оплаты труда. Об этом сказано в подпункте «а» пункта 54 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2.

Внимание: выплата зарплаты в натуральной форме может быть признана необоснованной, если сотрудникам выдают товары по стоимости, заведомо превышающей рыночную (п. 54 Постановления пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). В данном случае рыночной ценой признается стоимость товара, сложившаяся на момент выплаты зарплаты в регионе, где находится организация.

В счет зарплаты запрещено выдавать:

спиртные напитки;
наркотические, токсические, ядовитые и вредные вещества;
оружие и боеприпасы;
боны и купоны;
долговые расписки.

Такие ограничения установлены частью 3 статьи 131 Трудового кодекса РФ.

Часть зарплаты, которая выплачивается в натуральной форме, не должна превышать 20 процентов от общей суммы начисленной зарплаты за месяц (ч. 2 ст. 131 ТК РФ).

Отражение в учете удержаний из заработной платы сотрудников на оплату горячего питания в организации

Однако на практике организовать в детском дошкольном учреждении приобретение продуктов питания за счет нескольких источников финансового обеспечения достаточно затруднительно. Как правило, в ситуациях, подобных рассматриваемой, продукты питания в полном объеме приобретаются за счет средств субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания. А при таких обстоятельствах можно вести речь о направлении денежных средств в пределах их остатка на лицевом счете на исполнение обязательств, принятых в рамках иного вида финансового обеспечения (деятельности). Следовательно, необходимо применять счет 0 304 06 000 “Расчеты с прочими кредиторами” (пп.146, 147 Инструкции № 174н).

В рассматриваемой ситуации существуют риски квалификации действий должностных лиц учреждения в качестве нарушения трудового законодательства. Дело в том, что решение работодателя по удержанию из заработной платы работников сумм, равных стоимости предоставленного им горячего питания, даже при наличии соответствующих условий в трудовых договорах или заявлений работников не в полной мере соответствует требованиям ст. 137, 138 ТК РФ. В данном случае было бы целесообразно предоставить сотрудникам возможность после получения всей суммы причитающейся им заработной платы распорядиться деньгами по их личному усмотрению, в частности, вернуть работодателю сумму, израсходованную на организацию питания.

Зачем компании вводят дотацию?

Дотация на питание от работодателя уже давно стала символом статуса компаний, которые заботятся о здоровье своих сотрудников, ведь дотация на питание способствует повышению имиджа компании и улучшает продуктивность сотрудников.
Для того, чтобы реализовать эту инициативу наиболее эффективно и быстро, необходимо следовать нескольким простым правилам, которые помогут вам не только удовлетворить потребности всех сотрудников, но и оптимизировать некоторые бизнес-процессы в вашей компании. Например, программа корпоративного питания Содексо позволяет автоматизировать HR и бухгалтерскую отчетность, получать в удобном виде данные по использованию карт, анализировать предпочтения ваших сотрудников. Гибкие настройки программы позволяют настраивать её под индивидуальные требования вашей организации.

Как правильно оплатить обеды

Право нанимателя оплачивать или компенсировать расходы на питание своим работникам закреплено в ст. 164 и 165 ТК РФ. Но здесь имеется нюанс, связанный с тем, что как бы ни именовалась данная статья расходов, под общее определение компенсации она не подпадает. Ст. 222 ТК РФ таковой рассматривает только те, что предоставляются в связи с выполнением трудовых обязанностей в условиях вредных производств. Согласно данной статье, если нет возможности отнести расходы на питание к компенсациям, то естественным образом возникает ситуация, что данная выплата представляет собой дополнительный доход. Как следствие, возникает вопрос о начислении на него страховых взносов и НДФЛ.
Компенсация расходов на питание работников может быть произведена путем начисления ничем не обусловленной прибавки к заработной плате. Но и в этом случае эта сумма будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами, так как компания выступает в качестве налогового агента (ст. 226 НК РФ).

Если питание оформляется как обычная прибавка к заработной плате, на нее начисляются НДФЛ и страховые взносы.

Существует еще один метод избежать начисления страховых взносов: наниматель в коллективном договоре особо оговаривает условие о привязке оплаты питания к реализуемой компанией социальной программе защиты сотрудников (ст. 40 ТК РФ).

Компенсация заказчику питания и проживания работников

Как рассчитать НДФЛ, если организация обеспечивает сотрудников бесплатным питанием по принципу шведского стола? Как начислить страховые взносы на стоимость бесплатного питания сотрудников по инициативе организации? Ответ в статье.

Вопрос: ООО-1 оказывает транспортные услуги спецтехники с экипажем ООО-2.

ООО-2 (согл.условиям договора) перевыставляет ООО-1 услуги по питанию и проживанию сотрудников ООО-1 (которые оказывают вышеуказанные услуги на спецтехнике).

К актам на питание и проживание должна быть расшифровка по сотрудникам? Если её нет, то какие риски для ООО-1? Оба ООО на ОСН (с НДС), это предусмотрено в договоре на услуги спецтехники.

Ответ: К актам на питание и проживание желательно приложить копии документов от организаций, предоставивших услуги питания и проживания. Например, если проживали сотрудники ООО-1 в гостинице, то нужна копия счета (квитанции) от гостиницы.

Стоимость питания, предоставляемого по инициативе работодателя работнику бесплатно, облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но при условии, что доход каждого работника можно персонифицировать. Минфин считает, что организация в любом случае должна персонифицировать доход работников.

Например, в письме Минфина России от 19 июня 2007 № 03-11-04/2/167 чиновники рекомендовали распределять стоимость питания по системе «шведский стол», деля стоимость питания на численность работников. Поэтому очень желательно получить от ООО-2 документы, отражающие сумму стоимости питания каждого работника.

Однако есть и противоположная точка зрения, поддержанная судами — письма Минфина России от 21 марта 2016 № 03-04-05/15542, от 7 сентября 2015 № 03-04-06/51326, и постановления ФАС Уральского округа от 19 января 2010 № Ф09-10766/09-С2, Поволжского округа от 13 октября 2005 № А57-2297/05-5, Московского округа от 20 мая 2002 № КА-А40/3028-02 и п.

8 приложения к информационному письму Президиума ВАС РФ от 21 июня 1999 № 42). А в постановлении от 26 октября 2010 № Ф09-8909/10-С3 ФАС Уральского округа признал необоснованным расчетный метод определения налоговой базы по НДФЛ.

При расчете налога на прибыль стоимость питания работников по инициативе организации можно учесть только в том случае, если оплата питания предусмотрена трудовыми договорами и расходы на питание персонифицированы.

Поэтому в отношении питания налоговые риски при отсутствии расшифровок стоимости питания такие: Вы не сможете учесть стоимость питания в расходах по налогу на прибыль и может возникнуть спор с налоговой о том, что Вы не обеспечили персонификацию доходов работников, не удержали НДФЛ и не начислили страховые взносы.

Апрель 2023

Питание сотрудников налогообложение

Более трудоемкий вариант — договор с кафе или столовой на оказание услуг общественного питания в пользу третьих лиц (работников). Стоимость обедов удерживается из заработной платы. Фактически это оплата труда в неденежной форме.

Данный способ организации питания сотрудников довольно широко применяется представителя ми малого бизнеса. Его суть сводится к заключению договора на обслуживание работников с ближайшим кафе.

При составлении договора предпринимателю следует оговорить с предприятием общественного питания цену стандартного набора блюд, количество ежедневных порций, пор док выдачи обедов. Обычно оплата по договору осуществляется в предварительном порядке по безналичному расчету.

По истечении календарного месяца кафе представляет предпринимателю-заказчику развернутый отчет, на основании которого можно определить стоимость фактически съеденных каждым работником обедов.

Наиболее распространены следующие варианты организации питания:

— доставка горячих обедов в офис;

— обслуживание в кафе по талонам (выданным в счет внесенной предоплаты).

В договоре на доставку обязательно должны быть прописаны условия обслуживания, цены, сроки доставки, количество блюд, а также взаимная ответственность сторон. Перечень блюд и время поставки горячих обедов согласовываются заранее. Как правило, стоимость блюд устанавливается фиксированной (так называемые комплексные обеды).

Если услуги общепита предоставляются в кафе, то работодатель, как правило, авансирует кафе, а кафе выдает талоны определенного номинала, при предъявлении которых обслуживает работников. Количество талонов рассчитывается по числу работников и рабочих дней.

Зачастую договором с кафе и трудовыми договорами стороны устанавливают, что воспользоваться талонами можно только в рабочие дни и в установленное время (обеденный перерыв).

Также, вероятнее всего, предприятие общепита будет настаивать на том, что стоимость неиспользованных в течение месяца талонов возмещению не подлежит, поэтому это условие необходимо отразить в договоре с работниками.

Отметим, что согласно п. 2 ст. 211 НК РФ оплата организацией питания работника относится к доходам, полученным в натуральной форме. На основании п. 1 ст. 211 НК РФ такой доход работника определяется как стоимость питания по ценам, определяемым в порядке, установленном ст. 40 НК РФ, с включением в нее сумм НДС.

Компенсация стоимости питания работников: нужно ли исчислить НДФЛ и взносы?

Действующее законодательство обязывает работодателя за свой счет выдавать по установленным нормам продукты (спецпитание) работникам, трудящимся в определенных условиях (ст. 222 ТК РФ):

во вредных — молоко или иные равнозначные ему продукты;
в особо вредных — лечебно-профилактическое питание.

Однако у работодателя достаточно часто возникает желание организовать регулярное бесплатное или частично компенсируемое питание и для прочих своих работников. Сделать это он может разными способами:

открыв собственную столовую;
обеспечив процесс питания силами стороннего контрагента: либо в его столовой, либо путем доставки готовых блюд на территорию работодателя;
приобретая продукты и давая возможность использовать их работникам;
выплачивая работнику деньги для компенсации понесенных им расходов на питание.

Предоставляя работнику возможность бесплатно питаться, работодатель фактически увеличивает выплачиваемый ему доход, который вполне обоснованно можно расценить как оплату труда. Но для того чтобы такой вид оплаты можно было отнести к подобным расходам, их следует внести в общий перечень выплат, образующих систему оплаты труда у работодателя (ст. 129 ТК РФ), закрепив это в одном из следующих внутренних нормативных актов (ст. 135 ТК РФ):

положении об оплате труда;
коллективном соглашении;
трудовом договоре.

Подробнее о положении по оплате труда читайте в статье «Положение об оплате труда работников — образец-2019 — 2020».