Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С 2023 года поменялся регистр учета по НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документ в настоящее время не является обязательным к применению бланком, ранее использовавшийся как карточка первичного бухгалтерского учета. Одновременно предприятия должны формировать налоговые регистры по учету НДФЛ. Предприятие имеет возможность использовать самостоятельно разработанный документ произвольной формы.
Общая характеристика бланка как налогового регистра
Большинство налогоплательщиков применяют 1-НДФЛ как наиболее оптимальный бланк для записи показателей о налогообложении работников. Бланк или его видоизмененная форма включаются в график документооборота и утверждается в приложении к учетной политике. Положения бланка необходимо дополнить информацией, необходимой для налогового учета:
- Датами проведения расчетных операций в течение месяца;
- Указанием на реквизиты документов, подтверждающих операции;
- Величинами дохода и вычетов, полученных в периоде от другого работодателя при трудоустройстве в течение года;
- Размерами и основаниями для предоставления социального и имущественного видов вычетов, предоставляемых работодателями сотрудникам по уведомлениям ИФНС.
Ответственность за отсутствие форм налогового учета
НК РФ предусмотрено наказание предприятиям за отсутствие налоговых регистров. Дополнительно на руководителя может быть наложен административный штраф за непредоставление сведений, необходимых для налогового контроля.
| Основание для наложения санкции | Размер штрафа |
| Ст. 120 НК РФ за отсутствие налогового учета | 10 000 рублей |
| Тоже, повторно | 30 000 рублей |
| Ст. 126 за отказ от предоставления документов | 200 рублей за каждый документ |
| Ст. 15.6 КоАП за непредоставление информации | От 300 до 500 рублей |
Какие данные необходимы для формирования 6-НДФЛ
Для того чтобы понять, как составить налоговый регистр для формирования данного отчета, рассмотрим, какую информацию содержит бланк 6-НДФЛ, и разберем его состав.
6-НДФЛ включает:
- титульный лист;
- раздел 1 под названием «Данные об обязательствах налогового агента»;
- раздел 2, называемый «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц».
Для заполнения титула формы понадобятся:
- Реквизиты налогового агента (его название, ИНН, КПП).
- Реквизиты реорганизованной организации и формы ее реорганизации (для правопреемников).
- Период, за который составляется отчет.
- Код налоговой инспекции, в которую необходимо направить расчет (для организаций — в ФНС по месту их нахождения, для ИП — по месту жительства или по месту осуществления деятельности (для вмененщиков и тех ИП, что работают на патенте)).
- Код ОКТМО в соответствии с Общероссийским классификатором территорий муниципальных образований ОК 033-2013 (приказ Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст). Организации проставляют код той территории, на которой они расположены, а ИП — той, на которой проживают или осуществляют деятельность.
Для оформления раздела 1 нам потребуются:
- срок уплаты НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ);
- суммы удержанного налога с физлиц к перечислению на дату, указанную выше.
Для заполнения раздела 2 нам необходимы:
- размер ставок НДФЛ, по которым исчисляется налог;
- суммы начисленных всем физлицам доходов;
- суммы вычетов по НДФЛ;
- размер налога, исчисленного и удержанного;
- количество физлиц, получивших доход от налогового агента.
Разобравшись с перечнем информации, которая нам понадобится для формирования отчета 6-НДФЛ, перейдем к разработке формы налогового регистра для него.
Для чего нужен регистр
Основное назначение регистра по НДФЛ – формирование показателей, необходимых для составления формы 2-НДФЛ. Таким образом, при разработке регистра удобнее использовать структуру именно этой справки. Тем более что коды видов доходов и вычетов берут из приложения к ней.
Поэтому, если за основу взята справка 2-НДФЛ, то форма налогового регистра должна включать в себя следующие сведения:
- наименование учреждения – налогового агента;
- данные человека, который получает облагаемый доход;
- виды доходов;
- виды налоговых вычетов;
- суммы доходов;
- даты выплаты доходов;
- налоговый статус физлица;
- даты удержания и перечисления налога в бюджет;
- дату и номер платежки на перечисление налога.
С 2021 года регистры будут использовать и для составления расчетов по НДФЛ, которые предстоит сдавать ежеквартально. Такие поправки в статью 230 Налогового кодекса РФ внесены Федеральным законом от 2 мая 2015 г. № 113-ФЗ . Но чиновники пока не утвердили форму расчета.
Разделы, в которых отражают доходы, выплаченные сотруднику, лучше заполнять не только помесячно, но и в разрезе каждой выплаты. Это позволит правильно определить налоговую базу и сумму исчисленного и удержанного НДФЛ по доходам, которые переходят с одного месяца на другой.
- имущественных налоговых вычетов по расходам на приобретение жилья и уплату процентов по ипотечному кредиту;
- социальных налоговых вычетов по взносам на добровольное пенсионное страхование (обеспечение);
- профессиональных налоговых вычетов по авторским договорам или договорам гражданско-правового характера на выполнение работ (оказание услуг).
Суммы вычетов, полагающихся физическому лицу и фактически ему предоставленных, необходимо показывать отдельно.
Порядок ведения налогового регистра
Налоговый период по НДФЛ – календарный год, поэтому на этот срок и рассчитан регистр по налоговому учету. Его можно вести как на бумаге, так и в электронном виде.
Регистр открывают при первом начислении доходов физлицу. Даты выплаты доходов в регистре надо указывать в соответствии со статьей 223 Налогового кодекса РФ. Например, для заработной платы это последний день месяца, а для отпускных – день их перечисления на банковскую карту работника ( письмо Минфина России от 26 января 2015 г. № 03-04-06/2187).
По окончании года сведения, отраженные в регистре, используют при составлении справки о доходах ( форма 2-НДФЛ).
Все показатели в регистре налогового учета заполняют в рублях и копейках. Исключение – сумма налога. Ее указывают в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасывают, суммы в 50 коп. и более округляют в большую сторону). Валютные показатели надо пересчитывать по курсу Банка России на дату получения доходов (дату расходов, если они принимаются к вычету). › /
Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке
При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:
- Налоговые регистры по НДФЛ в 2021 году должны обязательно содержать следующие сведения:
- информацию для возможности идентификации физического лица;
- признак налогового резидентства;
- виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
- суммы и даты выплаты доходов;
- даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.
- Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
- Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
- Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).
Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ
Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.
При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам. Перечислять НДФЛ в бюджет с отпускных и больничных пособий согласно п. 6 ст. 226 НК РФ следует не позднее последнего числа того месяца, в котором осуществлялись эти выплаты.
По вопросу определения даты дохода в виде отпускных см. материал.
Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.
Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке
При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:
- Налоговые регистры по НДФЛ в 2021 году должны обязательно содержать следующие сведения:
- информацию для возможности идентификации физического лица;
- признак налогового резидентства;
- виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
- суммы и даты выплаты доходов;
- даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.
- Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
- Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
- Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы разработали налоговый регистр по НДФЛ. Если доступа к правовой системе нет, получите пробный демо-доступ бесплатно.
При поступлении на работу сотрудник обязан предоставить необходимые сведения о себе, которые заносятся в его личную карточку и хранятся в отделе кадров или бухгалтерии. Затем, при начислении заработной платы, на каждого работника заводят регистр 1-НДФЛ. Его заполняют согласно сведениям, указанным в личной карточке сотрудника. Если каких-либо индивидуальных данных сотрудника не хватает, необходимо уточнить их.
В целом, внесение сведений в регистр не отличается от обычного заполнения налоговой карточки 1-ндфл. Туда нужно носить все данные налогоплательщика, величину дохода и величину налогового вычета, положенного по закону и подтвержденного соответствующими документами. Также необходимо указывать дату и порядковый номер документа, согласно которому произошло перечисление средств.
Заполнять регистр должен работодатель или представитель работодателя. Сдавать в налоговую документ тоже входит обязанность работодателя.
Ответственность за отсутствие форм налогового учета
НК РФ предусмотрено наказание предприятиям за отсутствие налоговых регистров. Дополнительно на руководителя может быть наложен административный штраф за непредоставление сведений, необходимых для налогового контроля.
| Основание для наложения санкции | Размер штрафа |
| Ст. 120 НК РФ за отсутствие налогового учета | 10 000 рублей |
| Тоже, повторно | 30 000 рублей |
| Ст. 126 за отказ от предоставления документов | 200 рублей за каждый документ |
| Ст. 15.6 КоАП за непредоставление информации | От 300 до 500 рублей |
Сегодняшнее законодательство не обязывает вести 1-НДФЛ на каждого сотрудника в течение года. Но в соответствии со ст. 230 НК РФ организация должна вести налоговые регистры, которые ей необходимо разработать самостоятельно. Для упрощения создания налоговых регистров целесообразнее всего скачать форму 1-НДФЛ, доработать ее согласно приведенными нами рекомендациями по каждому разделу и заполнить полученный регистр по каждому физическому лицу, которому организация выплатила доход.
Прочитать о ведении налогового регистра по НДФЛ и скачать его образец можно в нашей статье «Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
В 6-НДФЛ нужно будет указывать новые коды доходов и вычетов.
В справках к форме 6-НДФЛ надо будет указывать новые коды доходов и вычетов по НДФЛ. Внесли коды для сделок с цифровыми финансовыми активами, коды для социального налогового вычета.
Проект поправок в приказ с кодами опубликован на федеральном портале.
Новые коды доходов, в частности, такие:
- 2540 — доход в натуральной форме в виде цифровых финансовых активов или цифровых прав, включающих одновременно ЦФА и утилитарные цифровые права;
- 2650 — матвыгода от приобретения ЦФА у взаимозависимых лиц;
- 3032 —выплата в денежной форме, связанные с выкупом ЦФА;
- 3100 — доходы по договору о приемной семье, договору о патронатной семье;
- 3110 — компенсации от госорганов и общественных объединений за время исполнения государственных или иных обязанностей.
Новые коды вычетов, в том числе, такие:
- 290 — расходы по приобретению ЦФА;
- 330 — взносы в НПФ;
- 332 — взносы на добровольное страхование жизни.
Составляем налоговый регистр для отчета 6-НДФЛ
Сформированный выше регистр в силу особенностей формы 6-НДФЛ (их мы рассмотрели ранее) использовать для ее заполнения не всегда удобно. А вот составить на его основе «персональный» регистр именно для 6-НДФЛ очень просто.
Представляем вам заполненный образец налогового регистра для формы 6-НДФЛ. При необходимости вы его можете скачать.
РАЗЪСНЕНИЯ от КонсультантПлюс: Главное при заполнении расчета 6-НДФЛ — аккуратно перенести данные из налоговых регистров по НДФЛ. Поэтому если налоговый учет в порядке, то и заполнить расчет 6-НДФЛ будет несложно. Как правильно заполнить расчет, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Как созданный отчет отображает движения НДФЛ
Теперь мы получили отчет, который достаточно подробно выводит информацию как по сотрудникам, так и по конкретным документам, делающим те или иные движения по НДФЛ.
Он отразит вам по какой ИФНС, в каком месяце, какими документами и по какому коду доходу у того или иного сотрудника прошли движения.
Детализацию отчета можно сворачивать или разворачивать пользуясь иконками в шапке (1) либо соответствующими сокращениями Ctrl+Shift+«+» и Ctrl+Shift+«—». Мы сможем в шапке отчета отобрать нужного сотрудника (2) и проанализировать движения документов только по нему. В примере ниже мы сразу видим, что у сотрудницы Лукиной в январе месяце была премия и оплата по окладу с соответствующими кодами дохода 2002 и 2000 (3). Выплачены обе эти суммы были списанием с расчетного счета №13 10 февраля. Причем тут же видно, что по коду дохода 2000 (оклад) удержание налога 3900 р зарегистрировано сразу в январе, когда и исчислено (4, 5), как и положено для этого вида дохода (удержание налога регистрируется всегда концом месяца начисления независимо от даты выплаты), а в случае с премией с кодом 2002, 910 р. удержание налога зарегистрировано в месяце выплаты февраль по дате выплаты (6).
Налоговые регистры по НДФЛ: образец заполнения
На примере данных по сотруднику за 1 квартал 2020 г. составим налоговый регистр:
Реброву Евгению Михайловичу ежемесячно начисляют заработную плату 46000 руб. Ему предоставляется «детский» вычет по 1400 руб. ежемесячно (до достижения установленного уровня дохода в 350000 руб.). Дата выплаты зарплаты в компании – 5 число следующего месяца.
Налоговый регистр заполним таким образом:
В 1-м разделе, информация о компании-работодателе;
Во 2-м – данные сотрудника, получающего доход;
3-й раздел – расчет базы и налога. В нем указывают ставку налога (13%), основания для предоставления вычетов (по стандартным, как правило, это заявление, по имущественным – справка ИФНС с соответствующими сведениями).
Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке
При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:
- Налоговые регистры по НДФЛ в 2020 году должны обязательно содержать следующие сведения:
- информацию для возможности идентификации физического лица;
- признак налогового резидентства;
- виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
- суммы и даты выплаты доходов;
- даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.
- Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
- Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
- Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).