Обязательная ежегодная инвентаризация в учреждении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательная ежегодная инвентаризация в учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При составлении годовой бюджетной отчетности информация о проведенной годовой инвентаризации указывается в разд. 5 «Прочие вопросы деятельности субъекта бюджетной отчетности» пояснительной записки (ф. 0503160), в таблице 6 «Сведения о проведении инвентаризаций».

Инвентаризация нематериальных активов.

При инвентаризации нематериальных активов (НМА) комиссия проверяет:

• наличие документов, подтверждающих права учреждения на их использование (патентов, свидетельств, договоров об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации и т. п.);

• правильность и своевременность отражения нематериальных активов в бухгалтерском учете.

При выявлении недостач НМА, неучтенных НМА, объектов НМА, имеющих признаки обесценения (снижения убытка от обесценения), несоответствия критериям признания их активами оформляются отдельные инвентаризационные описи, которые заполняются с учетом следующих особенностей.

Текущая оценочная стоимость неучтенных НМА определяется в соответствии с п. 25 Инструкции № 157н. Сведения о такой стоимости, количестве и общей сумме неучтенных объектов отражаются в графах 5, 6, 7, 15, 16 инвентаризационной описи (ф. 0504087).

В отношении объектов НМА, имеющих признаки обесценения (снижения убытка от обесценения), информация может быть отражена на основании результатов проведенного теста на обесценение активов в инвентаризационной описи (ф. 0504087):

• в графе 5 указывается справедливая стоимость объекта (определяется в соответствии с п. 54 – 56 СГС «Концептуальные основы»);

• в графе 19 отражается информация о проведении теста на обес­ценение (снижение убытка от обесценения).

Формы регистров бухгалтерского учета

 N 
п/п

 Наименование 
 документа 

 Код 
 формы 

 Краткая характеристика документа 

 1 

Инвентаризационная 
опись ценных бумаг 

0504081

Применяется для отражения результатов 
инвентаризации ценных бумаг, а также 
финансовых вложений учреждений в ценные 
бумаги. 
В описи указываются: 
- наименование ценной бумаги и ее 
эмитента; 
- серия и номер; 
- стоимость по номиналу единицы ценной 
бумаги; 
- код валюты, в которой номинирована 
ценная бумага; 
- курс Банка России на дату проведения 
инвентаризации; 
- количество принадлежащих учреждению 
ценных бумаг; 
- номинальная стоимость имеющегося 
пакета ценных бумаг в иностранной 
валюте (в рублевом эквиваленте, 
рассчитанном по курсу, указанному в 
описи), в рублях; 
- первоначальная стоимость ценных бумаг 
в рублях 

 2 

Инвентаризационная 
опись остатков на 
счетах учета 
денежных средств 

0504082

Применяется для отражения результатов 
инвентаризации остатков денежных средств
учреждения на счетах в учреждениях 
Центрального банка РФ, кредитных 
организациях. 
В документе указываются: 
- наименование кредитной организации; 
- номер ее счета; 
- код валюты по Общероссийскому 
классификатору валют; 
- остаток денежных средств на дату 
инвентаризации в иностранной валюте; 
- курс Центрального банка РФ на дату 
инвентаризации; 
- остаток на счете на дату 
инвентаризации в рублях. 
Кроме того, в описи производится 
запись о подтверждении к началу 
инвентаризации данных о наличии 
денежных средств банковскими выписками 

 3 

Инвентаризационная 
опись задолженности 
по кредитам, займам 
(ссудам) 

0504083

Применяется для отражения результатов 
инвентаризации задолженности по 
кредитам, займам (ссудам), находящимся 
на учете в учреждении. Заполняется по 
видам задолженности в разрезе заемщиков 
и кредитных соглашений по 
соответствующим номерам счетов 
бухгалтерского учета. 
В документе отражаются: 
- сумма задолженности в рублях и в 
иностранной валюте (по основному долгу, 
по начисленным и неуплаченным процентам,
по штрафным санкциям за нецелевое 
использование средств, по штрафам 
(пеням) за несвоевременный возврат 
и неуплату процентов); 
- сумма задолженности, подтвержденная и 
не подтвержденная дебиторами; 
- сумма просроченной задолженности (с 
истекшим сроком исковой давности) 

 4 

Инвентаризационная 
опись (сличительная 
ведомость) бланков 
строгой отчетности 
и денежных 
документов 

0504086

Применяется для отражения результатов 
инвентаризации бланков строгой 
отчетности и денежных документов, 
проведенной в учреждении. В описи путем 
сопоставления фактического наличия 
объекта учета с данными бухгалтерского 
учета выявляются расхождения. 
Инвентаризационная опись составляется 
комиссией учреждения по видам документов
и материально ответственным лицам 
с указанием места проведения 
инвентаризации, распиской материально 
ответственного лица. 
В документе отражаются: 
- наименование и код бланков строгой 
отчетности; 
- единица измерения; 
- сведения о фактическом наличии (цена, 
количество); 
- сведения по данным бухгалтерского 
учета (количество, сумма); 
- сведения о результатах инвентаризации 
(по недостаче и по излишкам - количество
и сумма) 

 5 

Инвентаризационная 
опись (сличительная 
ведомость) по 
объектам 
нефинансовых активов

0504087

Применяется для отражения результатов 
проведенной инвентаризации объектов 
нефинансовых активов. 
В описи путем сопоставления фактического
наличия объекта учета с данными 
бухгалтерского учета выявляются 
расхождения. Составляется комиссией 
учреждения по материально ответственным 
лицам с указанием места проведения 
инвентаризации, распиской материально 
ответственного лица. 
В документе отражаются: 
- наименование и код объекта учета; 
- инвентарный номер; 
- единица измерения; 
- сведения о фактическом наличии 
объекта учета (цена, количество); 
- сведения по данным бухгалтерского 
учета (количество, сумма); 
- сведения о результатах инвентаризации 
(по недостаче и по излишкам - количество
и сумма) 

 6 

Инвентаризационная 
опись наличных 
денежных средств 

0504088

Применяется для отражения результатов 
проведенной инвентаризации наличных 
денежных средств в кассе учреждения. 
Формируется комиссией учреждения. 
В документе отражаются: 
- сведения о наличии денежных средств в 
кассе учреждения фактически и по 
учетным данным (цифрами и прописью); 
- сведения по недостаче и по излишкам, 
выявленным по результатам 
инвентаризации; 
- номера последних приходного и 
расходного кассовых ордеров

 7 

Инвентаризационная 
опись расчетов с 
покупателями, 
поставщиками и 
прочими дебиторами 
и кредиторами 

0504089

Применяется для отражения результатов 
проведенной инвентаризации расчетов с 
покупателями, поставщиками, иными 
дебиторами и кредиторами (за 
исключением расчетов по долговым 
обязательствам, по которым составляются 
отдельные инвентаризационные описи). 
Формируется комиссией учреждения. 
В документе отражаются: 
- сведения по дебиторской 
(кредиторской) задолженности; 
- наименование дебитора (кредитора) в 
случае отражения расчетов по 
обязательным платежам в бюджеты 
бюджетной системы РФ; 
- данные о сумме задолженности 
учреждения по платежам (переплатам по 
платежам в бюджеты) отражаются по видам 
платежей в разрезе соответствующих 
бюджетов бюджетной системы РФ, в 
которые подлежит перечислению 
задолженность; 
- номер счета бухгалтерского учета; 
- общая сумма задолженности по данным 
бухгалтерского учета, в том числе 
подтвержденная дебиторами (кредиторами),
не подтвержденная дебиторами 
(кредиторами), а также сумма 
задолженности с истекшим сроком исковой 
давности 

 8 

Инвентаризационная 
опись расчетов по 
поступлениям 

0504091

Применяется для отражения результатов 
проведенной инвентаризации расчетов по 
доходам (доходным поступлениям) 
учреждений. Формируется комиссией 
учреждения. 
В документе отражаются: 
- сведения по данным бухгалтерского 
учета; 
- номер счета бухгалтерского учета; 
- общая сумма задолженности плательщика 
(всего), в том числе подтвержденная 
дебитором, не подтвержденная дебитором, 
а также сумма задолженности с истекшим 
сроком исковой давности 

 9 

Ведомость 
расхождений по 
результатам 
инвентаризации 

0504092

Применяется для отражения установленных 
(выявленных) расхождений с данными 
бухгалтерского учета, а именно 
недостач или излишков по нефинансовым и 
финансовым активам в количественном и 
стоимостном выражении. Документ 
является основанием для составления 
акта о результатах инвентаризации (код 
формы - 0504835) 

Все вышеописанные документы подписываются председателем и всеми 
членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию. В конце 
описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую 
проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам
комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи 
имущества на ответственное хранение 

Материальная ответственность работника за недостачу, порчу имущества. В соответствии со ст. 238 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб . Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Выявлена безнадежная дебиторская задолженность

Безнадежная дебиторская задолженность — сумма, которую организация не может взыскать со своих контрагентов в силу определенных причин, в том числе в связи с истечением срока исковой давности. Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ).

В бухгалтерском учете безнадежная (нереальная к взысканию) задолженность списывается по каждому обязательству на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на счет средств резерва сомнительных долгов. А если в период, предшествующий отчетному, суммы таких долгов не резервировались, они относятся на финансовые результаты у коммерческой организации (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Указанная задолженность должна учитываться на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).

В целях налогообложения согласно п. 2 ст. 266 НК РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта госоргана или ликвидации организации.

Безнадежными долгами также признаются долги, невозможность взыскания которых подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, в случае возврата взыскателю исполнительного документа по основаниям, перечисленным в п. 2 ст. 266 НК РФ.

В целях исчисления налога на прибыль суммы безнадежных долгов приравниваются к убыткам, полученным налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, и включаются в состав внереализационных расходов организации, если в отношении конкретной задолженности ранее не создавался резерв по сомнительным долгам, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, то в состав внереализационных расходов включаются суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (пп. 2 п. 2 с. 265 НК РФ).

Факт истечения срока исковой давности для взыскания долга является достаточным основанием для признания задолженности безнадежной и от организации не требуется проведения других мероприятий, например, направления письма контрагенту.

Важно заметить, что расход признается в отчетном периоде, в котором истек срок исковой давности (письма Минфина России от 20.01.2022 N 03-03-07/2970, от 16.02.2021 N 03-03-06/2/10482, постановление Президиума ВАС РФ от 15.06.2010 № 1574/10). Безнадежная задолженность списывается в полной сумме с учетом НДС (письма Минфина России от 26.10.2017 № 03-07-11/70423, от 24.07.2013 № 03-03-06/1/29315, от 11.06.2013 № 03-03-06/1/21726).

Как составить приказ о проведении инвентаризации

Обычно распоряжение о начале проверки издает руководитель организации в плановом или внеплановом порядке. Ответственным за такое мероприятие обычно является главный бухгалтер или другой работник бухгалтерии. Занимается подсчетом материальных ценностей специальная комиссия, члены которой должны быть ознакомлены с соответствующим локальным актом под подпись.

В бюджетных организациях посредством инвентаризации становится возможным проверить наличие и состояние имущества. Сличить данные об имуществе со времени последней проверки с результатами на текущую дату, выявить характер и причины возможных несоответствий. И уже на основании полученных данных оценить правильность и соответствие бухгалтерского учета, осуществляемого на предприятии. В целом причины и процедура инвентаризации в бюджетной и коммерческой организации примерно одинаковы.

Функции инвентаризационной комиссии

Как было сказано ранее, в приказе прописывается, кто именно входит в состав инвентаризационной комиссии и кто является ее председателем. Как правило, такая группа является постоянно действующей, то есть избирается на длительный срок. В инвентаризационную комиссию входят сотрудники из разных отделов, но ни одно материально-ответственное лицо не может быть привлечено к проведению данного мероприятия.

Председатель инвентаризационной комиссии перед непосредственным осуществлением мероприятия обязан проставить свою подпись на всех приходных и расходных документах, которые прикладываются к отчетам материально-ответственных лиц в качестве доказательства правомерности проведения операции.

Основными функциями, возложенными на инвентаризационную комиссию, следует считать следующие:

1. фактическая перепись и пересчет всех товарно-материальных ценностей;
2. проверка документации на основные средства и иные ценности, принятые к учету;
3. составление инвентаризационных описей с непосредственным поименным указанием всех объектов ревизии и их количества;
4. сопоставление данных фактического и бухгалтерского учета;
5. составление сличительных ведомостей при выявлении расхождений;
6. выявление причин появления таких отклонений;
7. подготовка предложений по изменению учета или устранению операций, влекущих за собой ошибки и неточности.

Подготовка и оформление инвентаризационных описей.

До начала проведения инвентаризации имущества инвентаризационная комиссия (далее – комиссия) совместно с бухгалтерией подготавливает инвентаризационные описи по соответствующим объектам инвентаризации в разрезе материально ответственных лиц (структурных подразделений) и местонахождения имущества.

Для этих целей используется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (далее – инвентаризационная опись). В ней отражается следующая информация:

Инвентаризация нематериальных активов.

При инвентаризации нематериальных активов (НМА) комиссия проверяет:

• наличие документов, подтверждающих права учреждения на их использование (патентов, свидетельств, договоров об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации и т. п.);

• правильность и своевременность отражения нематериальных активов в бухгалтерском учете.

При выявлении недостач НМА, неучтенных НМА, объектов НМА, имеющих признаки обесценения (снижения убытка от обесценения), несоответствия критериям признания их активами оформляются отдельные инвентаризационные описи, которые заполняются с учетом следующих особенностей.

Текущая оценочная стоимость неучтенных НМА определяется в соответствии с п. 25 Инструкции № 157н. Сведения о такой стоимости, количестве и общей сумме неучтенных объектов отражаются в графах 5, 6, 7, 15, 16 инвентаризационной описи (ф. 0504087).

В отношении объектов НМА, имеющих признаки обесценения (снижения убытка от обесценения), информация может быть отражена на основании результатов проведенного теста на обесценение активов в инвентаризационной описи (ф. 0504087):

• в графе 5 указывается справедливая стоимость объекта (определяется в соответствии с п. 54 – 56 СГС «Концептуальные основы»);

• в графе 19 отражается информация о проведении теста на обес­ценение (снижение убытка от обесценения).

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей: образец

Ценности могут подлежать хранению в специально отведенных для этого местах (складские помещения, боксы, ангары и др.) либо находиться на любом этапе движения в связи с осуществлением деятельности юридического лица. Таким образом, сведения, вносимые в бланк ИНВ-3, определяются в ходе проводимых процедур пересчета, взвешивания, измерения исключительно по месту нахождения ТМЦ.

Применение унифицированной формы описи, начиная с начала 2013 года, не является обязанностью субъектов хозяйственной деятельности. С целью исполнения норм закона о ведении бухгалтерского учета организации могут использовать самостоятельно разработанный бланк инвентаризации товарно-материальных ценностей. Образец самостоятельно разработанного бланка должен содержать обязательные реквизиты, которые указаны выше. Исключение составляют бюджетные организации, обязанность использования которыми унифицированной формы описи закреплена на законодательном уровне.

Нефинансовые активы: обзор нарушений норм законодательства

Нарушение. Проверка показала, что учреждение нарушило требования п. 46 Инструкции № 157н – на некоторых объектах основных средств отсутствовали инвентарные номера, хотя проставление их было технически возможным. Согласно нормам этого пункта каждому инвентарному объекту недвижимого имущества, а также инвентарному объекту движимого имущества, кроме объектов стоимостью до 3 000 руб. включительно и объектов библиотечного фонда независимо от их стоимости, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер (далее – инвентарный номер) независимо от того, находится ли объект в эксплуатации, запасе или на консервации.
На основании п. 5 Распоряжения Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» в 2011 году в учреждении к базовой норме расхода топлива при обкатке нового автомобиля УАЗ-396255 применялся поправочный коэффициент в размере 10%. Руководством по эксплуатации к данному автомобилю норматив обкатки установлен в количестве 2 500 км пробега. Однако по факту указанный коэффициент применялся при пробеге УАЗ 396255 свыше 2 500 км, что привело к необоснованному списанию ГСМ.

Инвентаризация в бюджетных учреждениях

• Формирование инвентаризационной комиссии.
• Согласование сроков проведения и видов имущества для инвентаризации.
• Подготовка приказа о проведении инвентаризации (форма, утвержденная Госкомстата России от 18 августа 1998 г № 88) Приказ утверждается руководителем учреждения.
• Передача данных учета бухгалтерией председателю комиссии (инвентаризационные описи, сличительные ведомости).
• Проверка фактического имущества и обязательств.
• Сопоставление наличия имущества с данными отраженными в бухгалтерском учете.
• Отражение результатов инвентаризации (излишки. недостача) в бухгалтерских регистрах.

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности должна проводиться инвентаризация в бюджетном и казенном учреждениях, с целью проверки товарно-материальных ценностей и документального подтверждения их наличия. В ряде случаев порядок (количество, сроки, даты, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них и т.п.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации и утверждается в учетной политике учреждения (пункт 8 приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г., № 34н), за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. К таковым относятся смена руководителя бюджетного учреждения, стихийные бедствия, реорганизация и ряд других случаев).

Инвентарный номер основных средств в бюджетных учреждениях

В соответствии с требованиями пункта 13 Инструкции № 157н наименование основного средства формулируется на русском языке. Основные средства, подлежащие государственной регистрации (объекты недвижимости, автотранспорт) отражаются в учете в соответствии с наименованиями, указанными в регистрационных документах. Пример Если автомобиль по паспорту технического средства (ПТС) называется «ГАЗ­31051», то в учете он не должен значиться как «Волга».

Отдельные помещения зданий, имеющие разное функциональное назначение, а также являющиеся самостоятельными объектами имущественных прав, учитываются как самостоятельные инвентарные объекты основных средств.

В соответствии с порядком ведения Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним (ЕГРП) учет объектов недвижимости производится на основании технической документации (кадастрового паспорта).

Этот принцип используется при постановке на бухгалтерский учет зданий и отдельных помещений. В наименовании объекта учета указываются соответствующие идентификационные данные, например, литеры, этажность, подземная этажность.

, оргтехники, бытовой техники, приборы, инструменты, производственное оборудование отражаются в учете по следующим правилам:

1. в карточке основного средства отражается полный состав объекта, серийный (заводской) номер объекта и всех его частей, имеющих индивидуальные заводские (серийные) номера.
2. наименование марки (модели) указывается согласно документации производителя (технического паспорта) на соответствующем языке (если принтер называется «Canon», недопустимо в учете отражать его как «Канон»);
3. наименование вида объекта указывается полностью без сокращений на русском языке в соответствии с документами производителя (согласно техническому паспорту), т. е. в учете не должны значиться «DVD», «бесперебойники» и т. п.;
4. наименование объекта состоит из наименований вида объекта и марки (модели);

Инвентарный номер, который присвоен объекту, материально ответственный сотрудник обозначает в присутствии члена комиссии по поступлению и выбытию активов. Номер наносите на объект одним из способов:

1. другим способом, который обеспечивает сохранность маркировки: насечкой, чеканкой на металле.
2. краской;
3. прикреплением к объекту жетона;

Если инвентарный номер невозможно нанести на основное средство, отразите его только в соответствующих регистрах бухучета.

Такой порядок установлен пунктом 46 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Для основных средств следующих групп подлежат сохранению документы государственной регистрации:

1. сооружения;
2. здания;
3. автомобильный транспорт.

Для основных средств следующих групп подлежит сохранению техническая документация (технические паспорта):

1. транспорт;
2. вычислительная техника;
3. оргтехника;
4. здания;
5. сооружения;
6. промышленное оборудование;
7. сложнобытовые приборы.

Статус объекта учета – это состояние объекта имущества на дату инвентаризации исходя из оценки его технического состояния и (или) степени вовлеченности в хозяйственный оборот. Например, статусы объектов нефинансовых активов, отражаемые в графе 8 описи, могут быть следующие:

Отметим, что новые графы (в частности, 8, 9, 17, 18) добавлены в инвентаризационную опись (ф. 0504087) с целью соответствия этого документа положениям федеральных стандартов – Концептуальные основы [4] , Основные средства [5] и Обесценение активов [6] , которые применяются с 2022 года. Ими определено отражать на балансе активы, соответствующие требованиям, главное из которых – извлечение полезного потенциала от актива или получение от него будущих экономических выгод в процессе достижения целей деятельности (выполняемых функций, полномочий) учреждения.

Похожие записи:

• Какой штраф за несвоевременную сдачу 6-НДФЛ
• На какие документы можно ставить факсимильную подпись
• Как матери официально отказаться от получения алиментов на ребенка