Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт об уничтожении печати и штампа — правильный образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В нормативных актах не регламентированы размер, цвет и форма указания реквизитов. Название организации и фактический адрес должны быть написаны полностью. Реквизиты можно указать на иностранном языке (к примеру, название фирмы можно прописать латиницей). Типичный размер оттиска – 38-42 мм. Как правило, для проставления штампа используются фиолетовые или темно-синие чернила.
В чем отличие простой печати от гербовой
В зависимости от внешнего вида, штампы могут быть:
- Гербовыми. Помимо прочих данных, на них есть государственный герб Российской Федерации. Право использовать ее для заверения предоставляется только руководителям и должностным лицам из числа государственных органов.
- Круглыми. Обязательна для каждой организации. Помимо наименования и адреса, на ней указывают номер свидетельства государственной регистрации.
- Овальными и треугольными. Используются для внутренней документации (пропусков, пакетов, писем). Их нельзя проставлять на бумаги, подтверждающие финансовые операции.
Использование штампа с гербом лицами, не имеющими на это юридических прав, уголовно наказуемо. Остальные виды могут использовать юридические и физические лица.
Право подписывать «первичку» можно передать заместителю главбуха с помощью приказа или доверенности
В нашей организации работают директор, главный бухгалтер и заместитель главного бухгалтера. Может ли в первичных документах за главного бухгалтера расписываться его заместитель? И нужно ли это право подписи как-то оформить?
Как правило, перечень лиц, которые имеют право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
В этом же пункте сказано, что первичные документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписывают также главбух и руководитель. А для уполномоченного лица, кем и является заместитель, необходимы доверенность или приказ. Такие же правила действуют и при оформлении счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Следовательно, если за главного бухгалтера расписывается его заместитель, то нужно издать соответствующий приказ. Унифицированной формы этого документа нет, так что его можно составить в свободной форме.
Кроме того, передать право подписи можно при помощи доверенности. На ней должна быть роспись руководителя организации. Нотариально заверять ее не нужно. Достаточно печати организации.
В каких случаях фирме следует списать печать с последующим уничтожением?
На практике существует не так много ситуаций, в которых перед фирмой может возникнуть необходимость уничтожить использовавшуюся прежде печать (если она обязана ее применять или применяет печать по своему желанию). К таким ситуациям относятся следующие:
- Изменились какие-либо ключевые реквизиты организации, которые отражаются в печати.
- Фирма намерена в ближайшем будущем прекратить бизнес-активность, в связи с чем проходит процедуру ликвидации.
- Прежняя печать компании по каким-либо причинам вышла из строя (конструктивные элементы сломались либо оттиск перестал быть пригодным к использованию).
Если любое из указанных выше обстоятельств имело место, компании следует списать вышедшую из строя печать и уничтожить ее. Только после этого можно оформлять соответствующими документами введение новой печати.
Порядок проведения процедуры уничтожения
На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:
- Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
- Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
- На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
- Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.
Как хранить печати и штампы
Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.
Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.
Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.
Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать?
Руководство компании вправе выбрать из 2 базовых вариантов уничтожения печати:
- осуществить уничтожение печати самостоятельно;
- поручить уничтожение печати третьим лицам (фирме, занимающейся изготовлением и уничтожением печатей).
Поскольку уничтожение печати не требует значимых трудозатрат, большинство организаций выбирают первый способ, т. е. делают это своими силами.
Алгоритм действий в данном случае будет следующим:
- Руководитель приказом созывает специальную комиссию, которая и будет заниматься уничтожением печати.
- После того как старые печати уничтожены (в присутствии комиссии в полном составе), фирма составляет специальный акт. Единой формы такого акта законодателем не установлено, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы в нём было указано, по какой причине было решено уничтожить печати, какие именно это печати (привести их наименования и оттиски). Акт следует подписать всем членам комиссии.
Если же фирма решит не заниматься уничтожением печатей самостоятельно, она может поручить это специальной организации, оказывающей подобные услуги. Выбрав такой способ, следует помнить, что вместе с печатью этой организации потребуется предоставить документы, подтверждающие правомерность действий по уничтожению печати (решение руководителя компании, документы, закрепляющие его полномочия, и т. д.).
Кроме того, в ряде случаев фирме, независимо от выбранного способа уничтожения печати, необходимо будет уплатить госпошлину (к примеру, при исключении печати из реестра).
Зачем уничтожать печати и штампы
Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.
На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2015 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.
Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.
Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:
- износ,
- порча,
- устаревание,
- ликвидация или реорганизация фирмы,
- изменение реквизитов фирмы и т.д.
Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.
Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.
Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.
После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.
Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.
Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.
Уничтожение печатей, штампов
«Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», 2012, N 11
При изготовлении новых печатей и штампов старые подлежат уничтожению. Необходимость замены печатей возникает вследствие их физического износа, изменения наименования или типа учреждения, его реорганизации и по другим причинам. В статье предлагаем ознакомиться с порядком уничтожения старых печатей и штампов и документальным оформлением этой операции.
При возникновении необходимости уничтожения печатей и штампов следует узнать, не утвержден ли порядок их уничтожения региональными нормативными актами. Если такой порядок установлен в регионе, нужно производить уничтожение печатей и штампов в соответствии с этим порядком. Если же такого порядка на региональном уровне не установлено, то учреждение должно самостоятельно закрепить его в своем внутреннем документе. Например, это может быть положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов (его образец приведен ниже).
Операция по уничтожению печатей и штампов сводится к их физическому уничтожению и документальному оформлению этого факта.
При этом руководителем учреждения (если у него имеются полномочия на это) выбирается способ уничтожения печатей и штампов. Так они могут быть уничтожены:
- учреждением самостоятельно;
- специальной штемпельно-граверной мастерской;
- органом по учету печатей.
Уничтожение печатей и штампов учреждением самостоятельно. Для того чтобы уничтожить печати и штампы, в учреждении приказом руководителя назначается специальная комиссия. В присутствии всех членов комиссии печати и штампы уничтожаются, о чем составляется акт, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. В нем должны быть указаны:
- время и место уничтожения;
- состав комиссии;
- основание уничтожения печатей (штампов);
- наименование и оттиски уничтоженных печатей (штампов);
- способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла — опиливаются двумя перекрестными линиями, сошлифованием их поверхностей и иным способом);
- заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;
- подписи членов комиссии.
Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.
Уничтожение печатей и штампов сторонней организацией. При таком способе уничтожения печати и штампы передаются в соответствующий орган по учету печатей или специальную штемпельно-граверную мастерскую. Вместе с печатями и штампами передается комплект документов:
- заявление об уничтожении печати, которое подписывает только руководитель;
- ксерокопия паспорта руководителя и копия приказа о его назначении, заверенная вышестоящей организацией;
- доверенность от руководителя учреждения на уничтожение печати лицу, ответственному за ее уничтожение;
- ксерокопия паспорт лица, ответственного за уничтожение печати;
- выписка из ЕГРЮЛ (нотариально заверенная копия);
- документ, подтверждающий факт оплаты (оригинал квитанции Сбербанка или платежное поручение);
- иные документы.
Основные и вспомогательные печати
По своему назначению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные. Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности. Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати – они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок» и т.д.
Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, учетных документов и др.
Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.
Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.
После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.
Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.
Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.
Правила оформления приказов не имеют единой формы по поводу приказа о смене печати, поэтому он составляется в свободной форме. При составлении данного документа следует указать следующие данные.
- Причину, по которой требуется замена печати (в связи с утерей, со сменой реквизитов, со сменой названия компании и т.д.).
- Дату (в формате дд/мм/гг), с которой вступает в действие новая печать с указанием наименования, названия и юридического адреса организации (при необходимости эти данные дублируются на английском языке).
- Пункт, который отменяет действие первой печати с даты введения новой (пункт о признании недействительной или утратившей силу).
- Срок, в течение которого будет уничтожена старая печать (если она имеется).
- Лиц, ответственных за уничтожение старого оттиска.
- Перечень организаций, которых необходимо уведомить о замене печати.
В период с 1978 г. по 1992 г. изготовление и использование печатей и штампов было регламентировано специальной инструкцией, утвержденной приказом МВД СССР от 13 февраля 1978 г. № 34.
Основная цель этого документа — упорядочивание производства удостоверительных печатных форм, определение порядка их учета и хранения. Инструкция предъявляла определенные требования к форме, размерам печатей и штампов и размещению в них текстов. Был установлен определенный порядок открытия штемпельно-граверных предприятий и мастерских.
Руководствуясь данной инструкцией и пользуясь разработанной методикой, эксперты могли определять, изготовлены ли печати и штампы по правилам фабричного производства или с их нарушением. В дальнейшем следователь решал вопрос об их поддельности или подлинности, опираясь на положения этого приказа.
Документ ограничивал способы фабричного производства печатей и штампов, а также число их изготовителей. Существовала разрешительная система открытия штемпельно-граверных предприятий. Это накладывало существенное ограничение способов подделки удостоверительных печатных форм, что облегчало работу экспертов.
Однако с момента, когда инструкция перестала применяться на практике, значительно возросло количество производителей удостоверительных печатных форм, увеличилось число регистрируемых предприятий, производящих печати и штампы, реорганизованы уже существующие. При наличии несложного и легкодоступного оборудования стало возможным подделать удостоверительную печатную форму без особого труда и в кратчайший срок.
Сейчас же нет специальных норм, которые могли бы как-то регламентировать изготовление, учет и использование печатей. Регламентирован только порядок изготовления и применения печатей с изображением государственного герба РФ. Требования к таким печатям регулирует ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением государственного герба Российской Федерации».
Также требования, обязывающие фирмы иметь печать, содержатся в отдельных законах о конкретных организационно-правовых формах юридических лиц:
9 стр., 4033 слов
Одним из путей борьбы с изготовлением поддельных печатей, штампов является комплекс мер, направленных на усовершенствование защиты печатей и штампов от их подделки. Данный комплекс признаков включает в себя следующие элементы:
1. Микротекст — текст с высотой символов не более 1 мм.
2. Инверсный микротекст — микротекст, выполненный в белом начертании на темном фоне.
3. Растровый фон — фоновый рисунок из мелких точек.
4. Использование в печатях кроме обычных чернил со специальными свойствами, например, ультрафиолетовых.
5. Использование для изготовления документов специальных бланков, затрудняющих сканирование оттиска печати.
6. Изготовление печатей со свойствами отображения в оттисках проявляющегося при определенных условиях скрытого изображения.
7. Изготовление печатей с информационной матрицей.
8. Использование инфракрасной штемпельной краски.
Обозначенный комплекс признаков качественно дополняет технологию изготовления печатей и штампов, защищая их от подделки. Однако преступники не остановятся в совершенствовании способов подделки печатей и штампов, поэтому следует серьезно подойти к вопросу разработки новых способов защиты печатей и штампов от подделок. В связи с этим заслуживает внимания предложение по исследованию комбинированного способа получения оттиска.
Суть комбинированной защиты оттиска от подделки состоит в том, что уже разработанные способы защиты в основном имеют плоскостные отображения в оттиске, что не всегда дает возможность объективного вывода о подлинности оттиска. Одним из вариантов решения обозначенной проблемы может быть использование в оттиске печати микроголографического изображения, комбинированного с другими элементами защиты.
Известно, что без использования специального оборудования подделка голографического изображения затруднена. В целях защиты необходимо использовать такое голографическое изображение, которое может визуально определяться только при детальном исследовании оттиска при помощи увеличительных приборов.
Реализация данного предложения пока еще затруднена по техническим причинам, поскольку не разработаны такие печати, в оттиске которых уже присутствовала бы голография. Выходом из сложившейся ситуации считаем многослойный способ получения оттиска.
Данный способ может быть реализован путем прикрепления к рабочей части печати голографических изображений (лицевой частью к печати).
Следует учитывать, что нижняя часть основы, на которую нанесена голограмма, должна иметь клеящий слой. При прижатии печати к месту постановки ее оттиска на материал документа переходят не только красящее вещество с элементов печати, но и микроголографические изображения, которые крепятся к документу с помощью клеящего вещества.
Изменение в преступных целях места нахождения голограмм в оттиске неизбежно приведет к изменению структуры самого оттиска, особенно по краям его соединения со штрихами отдельных элементов оттиска и голограммы. Следует при этом учитывать, что на верхней части голограммы тоже будут отображаться штрихи печати. В случае изменения верхнего слоя при подделке печати, штрихи оттиска на верхнем слое голограммы и штрихи этого же оттиска по краям голографического изображения не будут совпадать.
Процесс борьбы с изготовлением поддельных печатей и штампов не может ограничиваться только техническими аспектами выявления признаков подделки. Так, следует разработать законопроект, запрещающий изготовление печатей и штампов на негосударственных предприятиях.
Кроме того, целесообразна разработка компьютерной программы, в которой наглядным образом с необходимым увеличением должны демонстрироваться как признаки подделки печатей и штампов, так и признаки их защиты от подделки. Данные программы должны быть распространены в системе правоохранительных органов, а также органов власти и местного самоуправления.
В целях совершенствования экспертного процесса исследования различных печатей и штампов следует изменить и технологию получения образцов печатей и штампов на сравнительное криминалистическое исследование, особенно в случаях получения сравнительных образцов печатей и штампов, изготовленных компьютерно-технологическим способом.
Более качественным сравнительное исследование печатей и штампов, изготовленных на компьютерной технике, будет при назначении комплексной экспертизы — компьютерно-технической и технико-криминалистической экспертизы документов. Отбор сравнительных образцов в этом случае должен производиться специалистами в области компьютерной техники, а также криминалистами. Предметом подобной комплексной экспертизы могут быть: жесткий диск, принтер, оттиски печатей и штампов на исследуемых документах и т.п.
Для обеспечения порядка использования, сохранности и учета печатей в организации может быть разработана инструкция о порядке пользования на предприятии печатями, штампами и факсимиле, приложениями к которой могут быть: образец заявки на изготовление или замену печати; форма журнала регистрации печатей и штампов; перечень документов, на которых ставится печать организации; перечень документов, на которых ставится печать структурного подразделения. Вступление новой печати в силу должно оформляться приказом руководителя организации.Доронина Л.А. Печать организации: изготавливаем, вводим в действие, защищаем и уничтожаем// Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2008.- № 2. — С.7-8.
Сам факт передачи печати от одного сотрудника другому тоже должен быть документально зафиксирован. Это можно делать в журнале учета печатей и штампов организации. На некоторых предприятиях вместо журнала или в дополнение к нему оформляют акт передачи печати.Шахкелдов Ф.Г., Рычкалова Л.А. Противодействие процессу изготовления неподлинных печатей и штампов // Общество и право. 2013. №3 (45).
В заключение следует отметить, что дальнейшее совершенствование правового и криминалистического аспектов противодействия процессу изготовления поддельных печатей и штампов должно происходить в том числе и путем продолжения широкой научной дискуссии по рассматриваемому нами аспекту проблемы.
Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.
При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:
- номер, место и дату создания акта,
- название организации,
- данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),
- состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),
- причину уничтожения печати или штампа,
- основание для уничтожения(т.е. дать ссылку на документ),
- время, место и способ уничтожения.
Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.
На какие документы ставится гербовая печать учреждения?
Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда — простая, как используются штампы, если они есть в организации.
Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации). Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет — самостоятельным документом или дополнением к уставу.
В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.
Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме: Оттиск печати службы ДОУ Наименование документа Должность работника, который проставляет оттиск Оттиск гербовой печати Наименование документа Должность работника, который проставляет оттиск Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью. В ней могут быть указаны: — штатное расписание; — образцы подписей на открытие счетов и др.
Внимание
Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации. Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя.
Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.
Оттиск печати на квитанции к приходно-кассовому ордеру должен захватывать и ту часть документа, которая остается в вашей организации. Недопустимо ставить печать поверх личной подписи. И наконец, категорически запрещено проставлять оттиск печати на чистых листах и незаполненных бланках, т.к.
это реальная провокация для злоупотребления и угроза безопасности. Как ставить печать?
- При «пропечатывании» документов, прежде всего платежных, старайтесь, чтобы оттиск не был тусклым, размытым. Плохо читаемый или частично пропечатанный оттиск печати может стать основанием для отказа нотариуса заверить копию документа, а для банка – принять платежное поручение к исполнению. Поэтому своевременно меняйте (заправляйте) штемпельную подушку.
- После замены или заправки штемпельной подушки, прежде чем ставить печать на документ, сделайте контрольный оттиск на черновике.