Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новый работник говорит, что потерял трудовую книжку. Надо ли оформлять новую?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Новая трудовая книжка взамен утерянной, в рамках норм ПП №225 не выдается. Однако при желании работник может ее оформить самостоятельно, особенно, если предыдущих мест труда было всего несколько. Так, гражданин может купить чистый формуляр в книжном магазине и поэтапно посетить прежние места работы с просьбой о внесении записей о приеме и увольнении.
Как отправить трудовую книжку по почте
Если работник дал свое согласие на отправку трудовой книжки по почте, то действия работодателя будут следующими:
| Действия работодателя | Подробная информация |
| Направить работнику уведомление | Уведомление направляется по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении |
| Получить от работника согласие | Согласие с указанием адреса для направления трудовой по почте работник должен предоставить работодателю в письменном виде |
| Направить работнику трудовую книжку | Трудовая книжка также отправляется с описью вложения и уведомлением о вручении |
| Сохранить подтверждающие документы | Работодателю следует сохранять все подтверждающие документы, тогда в случае разбирательств с работником он сможет доказать, что действовал в рамках законодательства |
Ошибка: Бухгалтер фирмы не удержал с суммы компенсации за задержку трудовой книжки налог на доход физических лиц.
Комментарий: Руководитель обязан удерживать НДФЛ с компенсации за задержку трудовой книжки, поскольку Налоговый кодекс не упоминает об освобождении данной выплаты от удержания налога. Более того, на компенсацию должны начисляться страховые взносы.
Ошибка: Работодатель не отдал трудовую книжку представителю бывшего сотрудника и не считает, что должен выплачивать компенсацию за задержку трудовой книжки.
Комментарий: Если представитель сотрудника имеет заверенную должным образом доверенность, работодатель обязан выдать ему трудовую книжку, в противном случае придется выплачивать компенсацию за задержку документа.
На кого нужно заводить новые бумажные трудовые книжки
Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.
В случае утери или повреждения трудовой книжки необходимо оформить новую. Вкладыш заполняется, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. С 1 января 2023 года, вместо потерянных или повреждённых бланков, необходимо заводить трудовые книжки нового образца.
Однако здесь есть некоторые тонкости. Если у работодателя имеются запасы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, то он, согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250, вправе без ограничений продолжать использовать их. Иначе говоря, пока у вас есть запас ранее приобретённых бланков трудовых книжек, покупать бланки нового образца или новые вкладыши не требуется.
Изменения, связанные с введением новых бланков трудовых книжек, не затрагивают тех, кто только начинает трудовую деятельность и впервые устраивается на работу. Это связано с тем, что таким сотрудникам не требуется заводить бумажные трудовые. Все данные об их трудовой деятельности работодатели передают в СФР исключительно в электронном виде.
При переходе на электронную трудовую
В случае если работник решает отказаться от использования бумажной трудовой книжки и пишет заявление о переходе на электронную трудовую, в графы 1 и 2 вписывается порядковый номер записи и дата выдачи бумажной трудовой на руки.
В графу 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4 указывается документ, на основании которого делается запись — заявление о переходе на электронную трудовую книжку, а также дата и номер его регистрации.
Бумажная трудовая вручается работнику в течение трёх рабочих дней после подачи им заявления о переходе на электронный вариант трудовой книжки. Если работник увольняется и подаёт заявление менее чем за три рабочих дня до увольнения, трудовая книжка должна быть выдана ему не позднее даты, следующей за последним днём работы.
Письмо о трудовой книжке
Итак, по той или иной причине трудовой договор с работником расторгнут. Трудовая книжка ждет своего хозяина в отделе кадров. Кадровик должен написать письмо родственникам работника, если тот умер, либо самому работнику, если он жив и здоров. В этом письме предлагается забрать трудовую книжку либо дать согласие на высылку ее по почте.
Очень важно пользоваться при обмене этими письмами «Почтой России» или проверенными компаниями, оказывающими почтовые услуги, хоть переписка и будет идти, скорее всего, внутри одного города. Все дело в подтверждении отправки: письмо от работодателя отправляется непременно заказным письмом с уведомлением о вручении. Это уведомление затем будет храниться в доказательство того, что сотруднику (или его родственникам) было предложено забрать трудовую книжку.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек – что изменилось?
Автор: Панина Д. Ю., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приложение 2 к Приказу Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н) (далее – Порядок) вступает в силу с 01.09.2021. Также скорректирована форма трудовой книжки (Приложение 1 к Приказу № 320н). Представляем вашему вниманию обзор наиболее значимых изменений.
Представляем вашему вниманию обзор наиболее значимых изменений.
Приказ № 320н, утвердивший Порядок, отменяет с 01.09.2021 следующие документы:
Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50;
Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69;
Приказ Минтруда РФ от 31.10.2016 № 588н, внесший изменения в Инструкцию по заполнению трудовых книжек.
Однако обратите внимание на то, что Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей – далее Правила) Приказом № 320н не отменено. Более того, данный документ включен в перечень НПА, на которые не распространяется требование об отмене с 01.01.2021, установленное Федеральным законом от 31.07.2020 № 247-ФЗ. Соблюдение обязательных требований, содержащихся в этом документе, оценивается при осуществлении государственного контроля (надзора), а игнорирование этих требований может стать основанием для привлечения к административной ответственности (Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 № 2467).
Как делают в трудовой запись об увольнении
Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.
Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, — приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.
Правила оформления дубликата трудовой книжки
Если работник теряет трудовую книжку, он обязан незамедлительно уведомить об этом своего работодателя и написать заявление, чтобы ему выдали дубликат. Работодателю следует обеспечить работника дубликатом трудовой книжки в течение 15 рабочих дней после того, как работник подает заявление. Дубликат заполняется сведениями, касающимися:
-
а) фамилии, имени, отчества (при наличии), даты рождения работника;
-
б) образования, профессии, специальности – в соответствии с документами об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки);
-
в) сведений о работнике, указываемых на титульном листе трудовой книжки, которые заполняются следующим образом: фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность; запись, связанная с образованием (основным общим, средним общим, средним профессиональным, высшим (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только в соответствии с документами об образовании (аттестатом, удостоверением, дипломом); профессию и (или) специальность указывают в соответствии с документами об образовании, квалификацией или имеющимися специальными знаниями (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов;
-
г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;
-
д) титульный лист трудовой книжки подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;
-
е) сведения, касающиеся общего стажа работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденного документально;
-
ж) сведения, связанные с работой и награждением (поощрением), занесенные в трудовую книжку на последнем месте работы. Если ранее в трудовой книжке были записи, которые оказались признанными в последствии недействительными, в дубликат они могут не вноситься.
Места и порядок хранения
В России действует целое Постановление Правительства, посвященное трудовым книжкам и порядку обращения с ними. В том числе, оно регулирует, где должны храниться трудовые книжки работников. Так, п. 42 регламентирует, что вкладыши из книжки относятся к бланкам строгой отчетности.
В связи с этим, местами хранения документа должны быть такие помещения или устройства, которые могут обеспечить безопасность, сохранность и целостность книжки, не допустить факты фальсификации, изъятия.
ВНИМАНИЕ! Сама оформленная книжка не является бланком строгой отчетности по закону. Но, она организация или предприниматель обязаны отвести сейф из металла, отдельный шкаф, специальное помещение, которые могли бы исключить возможность доступа третьих лиц к бумагам.
Работодатель самостоятельно может определить место хранения, но условие соблюдения безопасности является основным. В связи с этим, нет определенных требований к сейфу для хранения трудовых, если такое устройство и используется, то на общих принципах своего действия. В процессе хранения именно книжек никаких особенностей нет.
Процесс получения работодателем книжки начинается с момента трудоустройства гражданина, она должна быть взята сотрудниками отдела кадров. Затем происходит оформление и прием человека на работу, начинается трудовая деятельность с параллельным хранением трудовых книжек в организации.
Невостребованные трудовые книжки
- Формальный подход. Не уведомлять работников, принимаемых после 31.10.2020. Если такие работники предоставят заявления, принимать их и отчитываться в ПФР. Напомним, отчетность СЗВ-ТД в ПФР работодателю нужно предоставить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работник подавал соответствующее заявление (п. 2.5
ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). - Неформальный подход. Внести изменения в ПВТР или разработать отдельный локальный нормативный акт, в котором прописать основные положения относительно предоставления заявлений, прав работников в связи с переходом на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Здесь же уместно рассказать о том, как работники, которые отказались от бумажной трудовой книжки, смогут получать сведения о трудовой деятельности.
- Второй подход не является обязательным, но может быть актуален и в связи с тем, что прием заявлений не заканчивается в 2020 году.
Законодатели это не учли, но… На практике у работника может быть несколько трудовых книжек:
- например, он может предоставить одну из них, в которой будет запись об увольнении, а при этом дома у него может находиться вторая — с записью о подаче им заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Также есть работодатели или работники кадровых служб, которые не отследили изменения или не поняли их:
- как следствие, они не выполнили обязательства по информированию работников или не внесли необходимые записи в трудовые книжки.
В итоге у нас есть работники, которые писали заявления об отказе ведения бумажной трудовой книжки, но в их в трудовой это не отражено. Если работодатель все же сдавал по ним отчетность, то информация будет внесена в информационную систему ПФР. Но работодатель, к которому этот работник устраивается, из документов, предъявляемых при приеме на работу, этого не узнает.
Законодательно вопрос не решен. Но не стоит паниковать. Оснований для привлечения текущего работодателя к ответственности нет. Если вы столкнетесь с такой ситуацией, просто продолжите вести на работника трудовую книжку, предоставите отчет СЗВ-ТД с информацией о приеме на работу в ПФР. Риск здесь лишь в дополнительной ответственности за ведение, учет, хранение, выдачу трудовой книжки, которая на самом деле должна храниться у работника. Ну и, конечно же, это лишняя работа для вас.
- Рекомендация: при приеме на работу берите от работников заявление, в котором они пишут формулировку: «Настоящим подтверждаю, что заявления о переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (электронную трудовую книжку) у других работодателей не подавал». Эту рекомендацию вы можете взять в работу или игнорировать, т.к., еще раз подчеркнем, вопрос законодательно не урегулирован. Решение остается за работодателем.
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Примеры записей в трудовую (оформление титульного листа, внесение исправлений, совместительство становится основным) 632.6 КБ
При работе с трудовыми книжками необходимо руководствоваться нормами Трудового кодекса РФ, а с 1 сентября 2021 года — и новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек[1].
Если работник потерял трудовую книжку в период, когда не работал, и при трудоустройстве в заявлении сообщил об этом новому работодателю, работодатель оформляет новую трудовую книжку (не дубликат).
Дубликат трудовой книжки по заявлению лица, ее утратившего (пример), может оформить только работодатель по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. В срок не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 27 Порядка) работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки с внесенными в него записями в т. ч. об общем стаже, сведениях о награждениях и поощрениях[2].
Документы, подтверждающие трудовой стаж, работник может запросить как у прежних работодателей (их правопреемников), так и в государственном либо муниципальном архиве (если прежний работодатель ликвидирован или прекратил свою деятельность).
Также работник может принести сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР[3], полученной им в ПФ РФ.
- Учет трудовых книжек: нововведения сентября
- Трудовые книжки по новым правилам: что изменилось для кадровика
- В бумажной трудовой книжке нового работника нет записи о выборе электронной трудовой: как проверить и подтвердить?
Нужно ли менять старые трудовые книжки на новые
Еще один вопрос, который часто встречается. В формах передачи информации в ПФР нет графы, где указываются награды работника за весь его трудовой путь. И что делать с этими наградами? Как передавать информацию о них?
Иван Шкловец: К сожалению, да, новые формы не предусматривают такую опцию, которую мы заносили в бумажную трудовую книжку. Если для работника это очень важно, он подаст заявление сохранить бумажную трудовую книжку, и туда придется все эти награды записывать. Они могут в дальнейшем пригодиться, например, для получения звания «Ветеран труда».
Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды — грамоты, благодарности, приказы об их объявлении, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы.
Марина, руководитель отдела кадров: Один сотрудник в феврале попросил отдать ему бумажную трудовую книжку. Какую запись в ней мы должны сделать и как быстро ее ему выдать?
Иван Шкловец: Я не рекомендую торопиться, потому что образец такой записи будет внесен в инструкцию по заполнению трудовых книжек, сейчас такие изменения готовятся. Давайте подождем, получим нужную запись, внесем ее в трудовую книжку, чтобы потом не признавать недействительными ранее внесенные записи.
Но если работник настаивает, то Трудовой кодекс предусматривает примерную форму записи, которую можно внести в трудовую книжку, — запись о том, что работником подано заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса. И в четвертой графе трудовой книжки, где основание для внесения записи, вы указываете номер и дату заявления работника. Но я еще раз рекомендую подождать.
Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы
Владимир Ковалев пишет, что в его бумажной трудовой книжке много записей об официальной, легальной работе. Но в Пенсионном фонде это никак не отражается, ни служба в Советской армии, ни работа на вертолетном заводе им. Камова, ни работа в ТОО «Русский пекарь»…Что делать в такой ситуации?
Иван Шкловец: Трудовая книжка является основным, но не единственным документом, подтверждающим наличие трудового стажа. Это могут быть копии любых кадровых документов, которые так или иначе подтверждают, что вы где-то когда-то работали. Это могут быть и свидетельские показания. Если у вас вообще нет никаких документов, идите с заявлением в суд. Назовите двух свидетелей, которые подтвердят, что вы там трудились. Суд может засчитать вам все эти годы в стаж. Трудовая деятельность по найму, а также служба в ВС должна отражаться в трудовой книжке. Почему эти сведения не вносились в вашу трудовую книжку, следовало адресовать вашим бывшим работодателям. Если у вас сохранились какие-либо документы, подтверждающие вашу прежнюю работу, вы можете обратиться к нынешнему работодателю с заявлением о внесении соответствующих записей. Если вы не работаете, можете обратиться в ПФР.
Является ли кадровым мероприятием присвоение педагогическому работнику квалификационной категории? Форма СЗВ-ТД не позволяет заполнить такое мероприятие.
Иван Шкловец: Почему не позволяет? Туда можно вносить присвоение новой квалификации, разряда, получение второй профессии. Если устанавливается категория, это тоже отражается в отчете.
- К началу 2021 года большинство работников должно определиться с выбором варианта дальнейшего ведения трудовой книжки — в электронном или в прежнем (бумажном) варианте. При отказе от бумажного варианта трудовая книжка выдается работнику на руки с записью в ней о переходе на ЭТК. Для выбравших бумажный вариант и лиц, не имевших возможность сделать выбор к началу 2021 года, продолжается оформление трудовой книжки на бумаге. У работника при этом возникают права на продолжение ведения бумажного документа и у последующих работодателей, а также на возможность перехода к ЭТК. Об отсутствии факта перехода на ЭТК свидетельствует отсутствие записи об этом в бумажной трудовой книжке. Обратный переход (с ЭТК на бумажный вариант) законодательством не предусмотрен.
- В 2021 году продолжается переход к применению ЭТК. Особыми для этого года становятся отмена оформления бумажных трудовых книжек для впервые трудоустраивающихся, завершение накопления в единой электронной базе сведений о трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020, закрепление окончательных сроков для подачи в ПФР данных о кадровых событиях.
- Для лиц, выбравших ведение ЭТК, работодателем при увольнении оформляется новый документ — сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Создаваться он может как на бумаге, так и в электронном виде. Его вместе с трудовой книжкой (если у работника имеется трудовой стаж до 01.01.2020) нужно будет предъявить по новому месту работы, при этом трудовая книжка после ознакомления с ней работодателя будет возвращена работнику. Заменить трудовую книжку могут сведения о трудовой деятельности, сформированные по данным, имеющимся в ПФР (форма СТД-ПФР), в которые фонд должен включить отраженную на индивидуальном лицевом счете будущего пенсионера информацию обо всех имевших место работодателях и периодах работы у них.
- Для лиц, не отказавшихся от ведения бумажной трудовой книжки, принципиальных изменений в документальном оформлении кадровых событий не произойдет. Они по-прежнему будут при трудоустройстве передавать этот документ работодателю и получать его при увольнении. Но параллельно сведения о трудовой деятельности таких лиц будут накапливаться в единой электронной базе, что при отказе от использования бумажной трудовой книжки позволит им получать данные из этой базы в виде сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР на общих основаниях
В связи с переходом на ЭТК инструкция приема на работу сотрудника в 2021 выглядит так:
- Наниматель запрашивает у гражданина документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ.
- Далее работодателем осуществляется проверка способа ведения трудовой книжки. Если работник отказался от ведения бумажного документа или поступает на работу впервые, сведения о трудовой деятельности оформляются в электронном виде.
- Трудовой договор и приказ о принятии на работу оформляются как обычно.
- Отчетность СЗВ-ТД направляется в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления приказа.
Правила ведения трудовой в электронном виде
Еще в начале 2020 года многих работодателей волновал вопрос, как же вести электронные трудовые книжки. Со временем стало понятно, что их ведет пенсионный фонд, а работодатели, по сути, просто передают в фонд сведения о кадровых изменениях. Для этого раньше сдавали отчет СЗВ-ТД. С 2023 года эта форма отменена, вместо нее — ЕФС-1. Замена формы произошла в связи с объединением пенсионного и социального фонда в одно ведомство. В новой форме сведения из бывшего СЗВ-ТД отражаются в разделе 1.1. Сроки подачи попрежнему зависят от типа информации:
- заключение и расторжение трудового и гражданско-правового договоров — не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа;
- перевод, переименование, запрет занимать должность — до 25-го числа следующего месяца.
Законодательно обязанности вести учет электронных трудовых у работодателей нет. Ведь все необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, перешедших на электронную книжку, собирает и хранит у себя фонд, он же ведет их учет. Таким образом, заводить отдельный учетный регистр (книгу, журнал) со сведениями об электронных книжках сотрудников нет необходимости.
Но если вам нужна подобная информация, никто не запрещает организовать для себя такой учет. Тогда, например, в случае увольнения работника, обратившись к такому учетному документу, вы сразу поймете, нужно вам оформлять на увольняющегося форму СТД-Р или нет. Она выдается сотруднику с целью предоставить сведения о его трудовой деятельности у нынешнего работодателя.
Форма СТД-Р выдается в двух случаях:
- по письменному заявлению сотрудника – не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления;
- при увольнении работника – в день прекращения действия трудового договора.
Согласно п. 42 Правил №225, работодатель наделяет полномочиями по обеспечению должного хранения трудовых книжек ответственное лицо. Обычно это сотрудник кадровой службы или бухгалтер.
О том, что данный сотрудник становится ответственным лицом в компании за сохранность трудовых книжек, издается специальный приказ руководителя.
В приказе отображается ФИО ответственного лица, виды его полномочий и сфера ответственности и дата передачи указанных функций.
Сотрудник, на которого возложили полномочия по ведению и хранению трудовых книжек, должен четко следовать нормам законодательства и хранить трудовые книжки в соответствующих условиях.
По окончании каждого месяца ответственный сотрудник предоставляет в бухгалтерию отчетность о наличии бланков трудовых книжек и суммах, которые были получены за оформленные трудовые (с приложением кассового ордера). Этот отчет имеет произвольную форму. Указанный порядок приведен в п. 42 Правил №225 от 2003 года.
Как стало в 2023 году
С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:
- ЕФС-1;
- Персонифицированные сведения по физическим лицам;
- Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.
Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.
Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:
|
Сведения |
Документы уволенному в 2022 |
Документы уволенному в 2023 |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Трудовая книжка или СТД-Р | Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1 |
| Информация о доходах в месяце увольнения | Расчетный листок | Расчетный листок |
| Информация для расчета БЛ | Справка 182Н | |
| Информация о доходах и СЗВ-М | Выписка из СЗВ-М | Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка) |
| Информация о взносах | Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами | РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения) |
| Информация о стаже | Выписка из СЗВ-стаж | ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения) |
Оформление и отправка уведомления уволенному сотруднику
Обязательство отправки уволенному уведомления о необходимости получения трудовой возлагается законом на представителей отдела кадров. Подобные действия снимают с кадровиков ответственность за несвоевременный возврат документа.
Поскольку у уволенного сотрудника есть ровно 1 рабочий день для получения трудовой, уведомление следует отправлять на утро, следующее после последнего рабочего дня, когда состоялось увольнение.
В некоторых случаях сотрудники отдела кадров невольно нарушают закон, совершая запрещенные действия, категорически нельзя:
- отправлять уволенному по почте уведомление вместе с трудовой книжкой (для проведения подобных действий необходимо официальное разрешение владельца документа);
- уведомлять бывшего сотрудника о необходимости получения книжки в устной форме (в случае его обращения в суд доказать, что работодатель пытался оповестить работника о необходимости явиться на предприятие за документом будет невозможно);
- отказываться от отправки уведомления на адрес не явившегося сотрудника (в подобном случае на работодателя может быть наложен штраф).
Уведомление составляют в свободной форме, поскольку строгого шаблона для его подготовки законом не предусмотрено. Однако в уведомлении в обязательном порядке следует прописать следующие данные: дату составления бумаги, текст просьбы явиться с документами в отдел кадров, а также реквизиты сторон.
Часто случается так, что у работодателя нет уверенности в сотруднике изначально. Можно попробовать предложить рабочему следующий вариант — оформленное трудоустройство через три месяца после окончания испытательного срока. Для этого можно использовать срочный трудовой договор.
Если назревает конфликт с определенным работником, не стоит жалеть денежных средств на обращение к высококвалифицированному юристу и специалисту отдела кадров. Они могут подсказать, как быстро и законно уволить рабочего.