Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как налоговая проверяет 6-НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Прежде, чем отправить 6-НДФЛ проверяющему, следует проверить его на соответствие формы бланка отчета и электронного формата, а также на правильность заполнения и точность указанных показателей в разделах отчета.
Проконтролировать правильность расчетов помогут разработанные и установленные законодательством контрольные соотношения, которые разработали сами налоговики. Эти показатели помогут обнаружить несоответствия в виде банальных опечаток и проанализировать, правильно ли составлен отчет.
В первом разделе 6-НДФЛ есть вся информация по предприятию нарастающим итогом за все предыдущие кварталы с начала года, включая текущий, а второй раздел содержит информацию только за текущий квартал.
Разделы выполняют разные функции, поэтому их не корреспондируют между собой. Поэтому на предположение: должна ли сумма начисленного дохода из раздела 1 отчета 6-НДФЛ идти с суммой итого из раздела 2, ответ отрицательный. Никаких контрольных соотношений между разделами не может быть установлено.
Как проверить форму 6-НДФЛ перед сдачей в налоговую
Подключаем контрольные соотношения
Провести такую работу, как проверить, верен ли расчет 6-НДФЛ, можно с помощью контрольных соотношений.
Контрольные соотношения – это последовательность математических вычислений между некоторыми строчками, которые должны совпадать с другими показателями отчета, то есть все расчеты, зашифрованные в строчках отчета, должны при пересечении давать соответствующие результаты.
Проверять контрольные соотношения 6-НДФЛ (за 3 квартал 2019 года, кстати, они будут, возможно, отличаться по сравнению с 1 кварталом этого же года) организация не обязана. Эта процедура носит рекомендательный характер для исключения элементарных ошибок в отчете, допущенных бухгалтером.
В некоторых новых бухгалтерских программах уже включена такая опция, как «проверить форму 6-НДФЛ», то есть автоматическая проверка информации, занесённых в строчки отчета, на предмет соответствия контрольным соотношениям. В результате анализа программа предлагает варианты корректировки данных.
Тем не менее, рекомендуется предпринять такой шаг, как проверить 6-НДФЛ самостоятельно, пересчитать на калькуляторе несколько или все контрольные соотношения еще и вручную − это обезопасит бухгалтера от составления уточненки.
В письме налоговой службы есть двенадцать пунктов тех показателей, несоответствие которых вызовут дополнительные уточнения со стороны налоговиков.
Вот некоторые из них:
- фактическая дата подачи 6-НДФЛ совпадает с указанной датой на титульном листе отчета;
- рассчитанное значение суммарного дохода, указанное в строчке 20, должно быть не меньше значения суммарных вычетов по строчке 30;
- значение строчки 40 должно соответствовать результату следующих операций: разность строчек 20 и 30 *строчка 10/100;
- значение из строчки 40 должно быть не меньше показателя из строчки 50;
- итоговая сумма, внесенная в бюджет, должна быть не меньше дельты между суммой НДФЛ, фактически удержанного (строчка 70) и значением строчки 90 (возврат плательщику) налога.
Расчет, представляемый компаниями и предпринимателями, производящими выплаты физическим лицам, заполняется по форме 6-НДФЛ. Данную форму отличают некоторые особенности, которые отличают ее от других отчетов. Оформлять 6-НФДЛ нужно за каждый квартал, причем некоторая информация вносится нарастающим итогом. Довольно часто в отчете могут встречаться суммы, которые переходят из прошлого отчетное периода в последующий. Связано это с тем, что выплата заработной платы происходит уже после завершения того месяца, за который она начислялась. Исходя из этого начисленный доход будет переноситься на следующий месяц, что приводит к разрывом в датах между фактическим расчетом налога и выплатой дохода. Особенно большой разрыв может получиться, если первые дни месяца приходятся на выходные.
Помимо этого, отличие 6-НДФЛ от других отчетов также заключается в том, что вся вносимая в отчет информация может сравниваться с информацией других отчетов, в которых также отражается заработная плата физлиц.
Удержание НДФЛ с работника в случае уплаты налога за счет налогового агента.
Итак, если налоговый агент по итогам проверки уплатил за счет своих денежных средств НДФЛ в бюджет, то велик соблазн удержать данные суммы с физического лица. Особенно в том случае, если сотрудник еще работает и получает доход от этого налогового агента.
Но налоговики считают, что ничего ни с кого удерживать в данном случае не нужно (Письмо от 10.01.2020 № БС-4-11/85@). Обосновывают они это следующими нормами.
Согласно пп. 9 п. 3 ст. 45 НК РФ обязанность по уплате налога считается исполненной налогоплательщиком со дня предъявления налоговым агентом в банк поручения на перечисление в бюджетную систему РФ на соответствующий счет Федерального казначейства денежных средств в счет уплаты налога по результатам налоговой проверки в случае неправомерного неудержания (неполного удержания) соответствующих сумм налога налоговым агентом со счета налогового агента в банке при наличии на нем достаточного денежного остатка на день платежа.
Диспозиция п. 5 ст. 208 НК РФ предусматривает исключение из правил, когда в случае доначисления (взыскания) налога налоговым органом по итогам налоговой проверки за счет собственных средств налогового агента такие суммы НДФЛ не признаются доходами физического лица.
Из приведенных норм следует, что после уплаты налоговым агентом за налогоплательщика за счет собственных средств таких сумм НДФЛ основания для дальнейшего удержания налоговым агентом сумм НДФЛ с доходов работника, с которым трудовые отношения не прекращены, отсутствуют. Таково мнение ФНС.
Как налоговая проверяет годовой 6-НДФЛ
Проверку годового отчета 6-НДФЛ можно сделать, сопоставляя со сравнимыми данными, отраженными в отчете 2-НДФЛ и декларации на прибыль.
Налоговая проверяет 6 НДФЛ следующим образом:
- сумма начисленного дохода (строка 020) должна соответствовать сумме дохода всех справок 2-НДФЛ и сумме показанной в строчке 20 приложения №2 к декларации по прибыли;
- сумма дохода по дивидендам (строка 025) должна соответствовать сумме показанной в справках 2-НДФЛ по коду 1010 и по коду 1010 в приложения № 2 к декларации по прибыли;
- рассчитанный налог (строка 040) должен соответствовать сумме рассчитанного налога по всем справкам 2-НДФЛ и показанной сумме налога в строчке 030 приложения № 2 к декларации по прибыли;
- сумма неудержанного налога (строка 080) должна соответствовать сумме неудержанного налога по всем справкам 2-НДФЛ и сумме, показанной в строчке 034 приложения № 2 к декларации по прибыли;
- сведения о числе лиц, получивших доход (строка 060)должна совпадать с числов поданных в ИФНС справок 2-НДФЛ и числом приложений № 2, оформленных к декларации по прибыли.
Бухгалтер систематически может проверять правильность вносимых в отчет данных, и своевременно исправлять неверно занесенные данные в отчете 6-НДФЛ. Следовательно, избежит штрафов и пеней, доначислений налога к уплате и санкций за недостоверные сведения (пункт 1 статьи 126.1 НК РФ).
Как налоговая проверяет 6-НДФЛ
Камералка проводится непосредственно в стенах налогового органа, без выезда к налоговому агенту. Проверка данного вида длится в течение 3 месяцев со дня подачи расчета (п. 2 ст. 88 НК РФ).
Актуальная информация о критериях для поиска нарушений в расчете содержится в письме ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@. Анализ данных происходит внутри расчета, а также в сопоставлении с карточкой расчетов с бюджетом и другими отчетами, подаваемыми в ИФНС.
Перечислим, какие контрольные соотношения используют налоговики, чтобы найти нестыковки в расчете 6-НДФЛ:
- Отслеживается дата представления расчета, зафиксированная налоговым органом на титульном листе. Она не должна быть позже установленной законом.
- Значение в строке 020 должно быть больше или равно значению в строке 030.
- Значение в строке 040 должно быть больше или равно значению в строке 050.
- Необходимо соблюдение следующего равенства: строка 040 = строка 010 × (строка 020 – строка 030).
Отметим, что равенство строк 040 и 070 соблюдаться не должно, поскольку НДФЛ может быть начислен в одном периоде, а удержан в другом. Например, если зарплата сотрудникам выплачивается в следующем месяце после месяца ее начисления. В такой ситуации НДФЛ с зарплаты за последний месяц квартала исчисляется в одном квартале, а удерживается и перечисляется в бюджет в следующем.
Бывшая справка 2-НДФЛ в составе расчёта
Новое приложение № 1 к расчёту содержит справку о доходах физических лиц (бывшая 2-НДФЛ).
Работодателям не нужно заполнять справки на всех сотрудников ежеквартально, их сдают только по итогам года. Исключение — когда организация ликвидируется или ИП с наёмными работниками прекращает деятельность в течение года. В этом случае в расчёт за конечный отчётный период включают справку.
Первые три раздела справки аналогичны тем, что были в форме 2-НДФЛ, и к ним добавлен четвёртый раздел:
- Раздел 1 «Данные о физическом лице — получателе дохода».
- Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода».
- Раздел 3 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты».
- Раздел 4 «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога».
Какие соотношения нужно соблюдать
Налоговые инспекторы в первую очередь занимаются проверкой следующих данных:
| Контрольное соотношение | Для чего используют |
| Дата сдачи 6-НДФЛ, проставляемая на титульном листе, должна быть меньше или равна сроку представления этой отчетности | Для проверки своевременности сдачи отчета. Если в ходе проверки выясняется, что в сроки налоговый агент не уложился, то на него наложат штраф в размере 1000 руб. за каждый месяц просрочки (вне зависимости, полный он или нет). |
| Размер начисленного дохода (020) должен быть больше или равен имеющимся налоговым вычетам (030) | Не были ли использованы вычеты в сумме, превышающей размер дохода физлиц |
| 040 = (020 – 030) × 010 | Правильность расчета размера НДФЛ (построчно, см. рисунок ниже). Если контрольное соотношение не выполняется, то что-то было посчитано не так, а значит и налог рассчитан неверно. |
| Размер исчисленного налога должен быть больше или равен размеру фиксированного авансового платежа | Не оказалось ли, что исчисленный налог меньше фиксированного авансового платежа |
Проверять будут и 2-НДФЛ
Разработаны и новые КС, проверяющие информацию по справкам 2-НДФЛ, которые прилагаются к годовому расчету. К примеру, проверяют сумму исчисленной налоговой выплаты, в контрольных соотношениях она рассчитывается по формуле: расхождение с суммой в 2-НДФЛ не должно быть больше 1 рубля. Сумму дохода полностью сопоставляют с суммой всех доходов. Сумма дохода, которая не облагалась налогом налоговым агентом, не должна быть больше общей суммы дохода. Число физических лиц по 6-НДФЛ должно равняться числу прикрепленных справок 2-НДФЛ.
Теперь справки 2-НДФЛ будут запрашивать при камеральных проверках, раньше такое не практиковалось.
Кроме того, теперь есть соотношения для проверки факта перечисления налога, который был начислен с начала налогового периода по данным КРСБ. Данные соотношения, как и некоторые другие, теперь находятся в разделе междокументных КС.
Проверяем второй раздел
Оформление второго раздела сложнее, чем первого. Здесь очень важно не ошибиться с датами и суммами.
Второй раздел представляет собой одинаковые блоки для размещения информации по датам и суммам со строчками с 100 до 140.
Чтобы достоверно заполнить второй раздел требуется правильно указать даты. Чтобы безошибочно внести информацию, необходимо приготовить документацию, из которой можно выделить:
- Дату фактического получения дохода. Это дата − не число выдачи денег физлицу на руки. Имеется виду число начисления дохода (по зарплате, например, – это последний день месяца).
- Дату удержания НДФЛ из этого дохода. Это число удержания налога из дохода, а не число платежного поручения по перечислению налога.
- Последний день срока, когда организация обязана была перечислить в бюджет удержанный из этого дохода НДФЛ.
Если эти три числа одинаковы, то бухгалтер группирует информацию и указывает ее в одном блоке строчек с 100 до 140. Если даты разнятся, блоки заполняются индивидуально по каждой дате, и количество блоков соответствует количеству вариантов дат.
Прошла камеральная проверка: дальнейшие действия юр лица
Если камеральная проверка прошла, и к форме 6 НДФЛ вопросов не было, налоговики юр лицо об этом не уведомляют. При обнаружении неточностей или возникновения спорных моментов в адрес налогового агента направляют уведомление с перечнем вопросов.
За нарушения составления отчета составляют акт камеральной проверки, где зафиксированы правонарушения. Кроме того, к юридическому лицу применяют штрафные санкции, пени (статья 101 пункт 8 НК) и указывают суммы недоплаченного в казну налога.
Штрафные санкции за нарушение законодательства в отношении представления расчета 6 НДФЛ следующие:
- При обнаружении неточностей в оформлении, штрафные санкции по 126.1 составляют 500 рублей за каждый лист, поданный с ошибкой;
- при нарушении сроков представления расчета применяются санкции в сумме 1000 рублей за каждый месяц просрочки;
- при обнаружении недоплаты НДФЛ будет применен штраф в сумме 20% недоплаченного подоходного налога. Соответственно, на неоплаченный НДФЛ начисляется пеня по методике России за каждый календарный день просрочки.
Если действия налоговой инспекции не правомерны и организация не согласна с примененными санкциями, составляется ходатайство по акту налоговой проверки в течение 10 дней после получения уведомления.
Образец возражения представлен ниже.
Будьте готовым, что налоговая организация направит инспектора в адрес юр лица. Он возьмет счета для проверки, налоговые регистры и сопоставит с заполненными отчетами за первый квартал, полугодие и НДФЛ за 9 месяцев. Результат проверки будет не в пользу налогового агента.
Какие соотношения нужно соблюдать
Налоговые инспекторы в первую очередь занимаются проверкой следующих данных:
| Контрольное соотношение | Для чего используют |
| Дата сдачи 6-НДФЛ, проставляемая на титульном листе, должна быть меньше или равна сроку представления этой отчетности | Для проверки своевременности сдачи отчета. Если в ходе проверки выясняется, что в сроки налоговый агент не уложился, то на него наложат штраф в размере 1000 руб. за каждый месяц просрочки (вне зависимости, полный он или нет). |
| Размер начисленного дохода (020) должен быть больше или равен имеющимся налоговым вычетам (030) | Не были ли использованы вычеты в сумме, превышающей размер дохода физлиц |
| 040 = (020 – 030) × 010 | Правильность расчета размера НДФЛ (построчно, см. рисунок ниже). Если контрольное соотношение не выполняется, то что-то было посчитано не так, а значит и налог рассчитан неверно. |
| Размер исчисленного налога должен быть больше или равен размеру фиксированного авансового платежа | Не оказалось ли, что исчисленный налог меньше фиксированного авансового платежа |
Подключаем контрольные соотношения
Провести такую работу, как проверить, верен ли расчет 6-НДФЛ, можно с помощью контрольных соотношений. Контрольные соотношения – это последовательность математических вычислений между некоторыми строчками, которые должны совпадать с другими показателями отчета, то есть все расчеты, зашифрованные в строчках отчета, должны при пересечении давать соответствующие результаты. Проверять контрольные соотношения 6-НДФЛ (за 3 квартал 2020 года, кстати, они будут, возможно, отличаться по сравнению с 1 кварталом этого же года) организация не обязана. Эта процедура носит рекомендательный характер для исключения элементарных ошибок в отчете, допущенных бухгалтером. В некоторых новых бухгалтерских программах уже включена такая опция, как «проверить форму 6-НДФЛ», то есть автоматическая проверка информации, занесённых в строчки отчета, на предмет соответствия контрольным соотношениям. В результате анализа программа предлагает варианты корректировки данных. Тем не менее, рекомендуется предпринять такой шаг, как проверить 6-НДФЛ самостоятельно, пересчитать на калькуляторе несколько или все контрольные соотношения еще и вручную − это обезопасит бухгалтера от составления уточненки. В письме налоговой службы есть двенадцать пунктов тех показателей, несоответствие которых вызовут дополнительные уточнения со стороны налоговиков. Вот некоторые из них:
- фактическая дата подачи 6-НДФЛ совпадает с указанной датой на титульном листе отчета;
- рассчитанное значение суммарного дохода, указанное в строчке 20, должно быть не меньше значения суммарных вычетов по строчке 30;
- значение строчки 40 должно соответствовать результату следующих операций: разность строчек 20 и 30 *строчка 10/100;
- значение из строчки 40 должно быть не меньше показателя из строчки 50;
- итоговая сумма, внесенная в бюджет, должна быть не меньше дельты между суммой НДФЛ, фактически удержанного (строчка 70) и значением строчки 90 (возврат плательщику) налога.
Возвращаясь к вопросу, как проверить 6-НДФЛ, пример приведем об изменениях контрольных соотношений. В прежних редакциях писем рекомендовалось применять в качестве контрольного соотношения для проверки 6-НДФЛ: строка 070 должна равняться сумме строк 140. Напомним, что в строчке 70 предприятие информирует, на какую сумму оно удержало НДФЛ, в строчке 140 – тот же налог с распределением по датам выплаты всех видов вознаграждений. Затем налоговики изменили свое мнение и допускают, что это контрольное соотношение не всегда правомочно. Исключением ранее предложенного соотношения стал перенос фактической выплаты в следующем за начислением кварталом, например, заработной платы. Поэтому во вторую часть отчета некоторые суммы в строчку 140 не попадают. Никакого нарушения законодательства в этом случае нет: кончается один квартал, и закрывается отчет, а в следующем квартале выплачивается зарплата. Отсюда расхождение результата по ранее предложенной налоговиками формуле проверки. Исходя из предположения, что некоторые организации начисляют и выплачивают зарплату по такой схеме, ФНС исключило это контрольное соотношение из числа обязательных. Ведомство на официальном сайте подтвердило необязательность выполнения этого соотношения. Поэтому, чтобы выполнить такую операцию, как проверить 6-НДФЛ за 2020 год (за любой отчетный период этого года), применять это контрольное соотношение нет необходимости. Если бухгалтер все же решится на более педантичное исследование подготавливаемого к сдаче отчета, напоминаем, что разница по значениям выделенных строчек − это сумма фактической выплаты вознаграждений, на которые налог начислен в текущем отчетном периоде, а выплата будет произведена в следующем квартале.