Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личное авто для работы: компенсация или аренда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.
Определяем размер компенсации.
Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.
При определении размера работодатели руководствуются:
1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;
-
мотоциклы – 600 руб.
2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;
-
мотоциклы – 1 200 руб.
В отношении гражданских служащих определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в десятидневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:
-
необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
-
времени использования личного транспорта в служебных целях;
-
объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.
Этапы расчета и получения выплат компенсационного характера
Чтобы не возникало сомнений в том, что производимые выплаты являются не доходом сотрудника, а выплатой компенсационного типа, необходимо иметь ряд подтверждающих документов, а также правильно оформить расчеты на основании этих документов.
Если потребность использовать автотранспортное средство для исполнения трудовой функции возникает уже после заключения трудового договора, сторонами составляется отдельное письменное соглашение о передаче автомобиля, являющееся приложением к договору, или же договор арендного типа.
Процесс привлечения автотранспортного средства к рабочему процессу осуществляется в пять этапов:
- подача письменного заявления сотрудником;
- предоставление необходимых документов на автотранспортное средство;
- достижение с работодателем договоренности по существенным условиям;
- заключение дополнительного соглашения (договора);
- составление соответствующего акта о приеме-передаче автомобиля.
Бухгалтерский учет операций по расчету компенсаций
В программе 1С компенсация за использование личного транспорта рассчитывается с учетом количества дней эксплуатации средства передвижения. В том случае, когда эксплуатация транспортного средства носит характер постоянного явления в течение длительного времени, она подлежит ежемесячной выплате.
Основанием для издания приказа о выплате денежного возмещения за пользование автомобиля работника является справка-расчет в конце каждого месяца. В сфере бухгалтерского дела движение денежных средств компенсационного типа учитывается по счету № 73.
От того, каков профиль организации и конкретного отделения, к которому относится работник, зависит, к какому счету будут отнесены расходы на компенсационные выплаты. Расходы такого типа для целей бухгалтерского учета включаются в обязательном порядке в статьи расходов организации «Компенсация за использование личного транспорта» (проводка № 73).
Определяем размер компенсации
Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездку .
Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие суммы :
- компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;
- возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.
Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.
Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.
Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:
- степень его износа и срок полезного использования ;
- интенсивность его использования .
Составляя допсоглашение – договор компенсации использования личного транспорта, нужно не забыть сделать его в двух экземплярах – для каждой из сторон соглашения.
Нужно указать полное наименование организации и Ф.И.О. работника. Не забыть вписать характеристики автомобиля (марку, модель, объем двигателя, регистрационный номер и т. п.), а также документ, удостоверяющий право собственности сотрудника на транспортное средство.
В обязательном порядке в текст нужно включить размер компенсации за использование машины. Это обязательное условие. Нужно помнить, что в состав расходов по налогу на прибыль (УСН) компенсация уменьшает прибыль только в приделах норм, установленных постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92.
Как рассчитать размер компенсации
Сумма компенсационного типа, полагающаяся за применение имущества отдельно взятого сотрудника в интересах фирмы, где он трудится, в законодательных актах не имеет четкого определения. Это говорит о том, что величина этой выплаты устанавливается по соглашению между руководящим составом компании и конкретным человеком. Чтобы указанный акт имел обоснование с экономической точки зрения, потребуется взять справку бухгалтерского типа.
В этом документе прописаны правила, учитывать которые следует при расчете величины. Данные правила прописаны в письме, разработанном Министерством финансов в 2012 году. Зачастую этот размер имеет зависимость от пределов суммы относительно амортизации конкретно взятого предмета. Учитываются нормы, установленные на официальном уровне. Данное средство рассматривается как основное.
С целью приведения обоснования своей позиции по поводу размера оплаты за пользование имуществом личного типа требуется пользоваться специально разработанным Классификатором. В том числе, данный акт закрепляет амортизационные группы. Они определены в Постановлении Правительства страны от 2002 года.
Если говорить с точки зрения бухучета, то рассматриваемая сумма будет относиться к расходам обычного вида деятельности. Отражать следует в дебете счетов. В том числе, использовать нужно графа 20,25 и 44. Для понимания требуется привести конкретный пример вычислений.
Оценка работы системы
По мнению экспертов, нормативы, установленные законодательством, привязанные к рабочему объема двигателя, не могут покрыть расходы сотрудников при использовании личного транспортного средства по служебной надобности. Если же размер компенсации будет превышать нормы, то с суммы будет взиматься НДФЛ.
Это означает, что гражданин в любом случае не получит всего объема средств, которые он потратил в поездках на своем авто по рабочей надобности. Из-за этого часто сотрудники отказываются пользоваться собственными машинами.
В результате руководитель вынужден искать альтернативные способы выхода из создавшейся ситуации.
Компенсация за использование личного транспортного средства – возмещение расходов, связанных с амортизацией авто, ее применением в служебных целях. Работодатель обязан покрывать траты на бензин, парковку, ремонт машины. Размер доплат, порядок их предоставления оговаривается заранее и фиксируется в дополнительном соглашении либо других документах.
Расчет размера возмещения
Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей. В Трудовом кодексе РФ (статья 188) предусмотрено два вида денежной компенсации владельцу авто:
Возмещение за пользование и естественный износ машины;
Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).
В соглашении между сотрудником и начальством может быть указано, что сумма компенсации будет состоять сразу из двух этих частей. В действующем законодательстве не указано никаких требований по поводу минимальной суммы выплат или схемы проведения расчета. Но инстанции, контролирующие уплату налогов и взносов предприятиями, рекомендуют как основу для расчета денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, использовать такие официальные бумаги:
Письмо Минздравразвития РФ № 1343-19. Согласно этому документу рассчитывается степень износа и срок полезного использования автомобиля.
А письмо ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/15@. По этому документу советуют определять интенсивность использования транспортного средства.
Поэтому стоит заключить с владельцем предприятия соглашение об использовании личного авто для осуществления рабочих поездок и в этом документе указать способ расчета денежного возмещения на свое усмотрение. Наиболее часто устанавливаются расценки за каждый километр «служебного» пробега авто.
Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто
Как именно предприятие должно определять расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство, указано в распоряжении Минтранса АМ-23-р («О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»). Этот документ утвержден Правительством РФ постановлением № 395 от 30.07.2004 года. Согласно этим нормативным документам, сотрудник получает возмещение, если:
Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;
Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.
Порядок списания расходов на ГСМ определяется на каждом предприятии в индивидуальном порядке. Большинство компаний практикуют возмещение своим сотрудникам расходов на топливо и сопутствующие материалы по схеме, получившей название «Учет по лимитам». Это значит, что в месячном бюджете компании закладывается определенная сумма компенсационных выплат. Если водитель превысил этот лимит и потратил больше денег, сверхрасходы ему не будут возмещены. Это условие обязательно прописывается в трудовом договоре, подписанном сторонами. Кроме того, они могут быть указаныв других официальных бумагах.
Предприятию не обязательно устанавливать финансовый лимит. Существует много способов контролировать расход ГСМ на служебные нужды. Например, большинство работодателей предпочитают выдавать сотрудникам топливные талоны, которые дают право бесплатно заправлять автомобиль на конкретной автозаправочной станции.
Система «учета по лимитам» прекрасно зарекомендовала себя на предприятиях, сотрудники которых каждый день (периодически) передвигаются по одному и тому же маршруту, расходуя приблизительно одинаковое количество топлива за рейс. В противном случае, чтобы компенсировать превышение лимита, необходимо специальное распоряжение руководства о выделении дополнительных средств на покрывание расходов. Оно оформляется на основе справки, подтверждающей сверхлимитную стоимость ГСМ.
Использование личного транспорта в служебных целях
Автор: Шадрина Т., эксперт журнала
В предыдущих номерах нашего журнала тема использования личного имущества работника в служебных целях освещалась на раз. В этой статье более подробно рассмотрим эксплуатацию личного автомобиля. Необходимость его использования может возникнуть уже в процессе работы, а может оговариваться при приеме на работу. В любом случае использование личного автомобиля в служебных целях должно быть оформлено надлежащим образом. Кроме того, работник вправе рассчитывать на компенсацию за использование, износ (амортизацию) автомобиля. Расскажем, какие документы нужно оформить и в каком случае работнику полагается компенсация.
Есть два способа оформления использования личного автомобиля работником в служебных целях:
1. В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему предусматривается возможность использования имущества работника и определяется размер компенсации за использование, износ, амортизацию.
Рассмотрим эти варианты подробнее.
Необходимость оформления путевых листов
Налоговый Кодекс РФ напрямую не выдвигает требование оформления путевых листов для выплаты компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях.
Однако в целях признания расходов необходимо соблюсти общий принцип документального подтверждения и экономического обоснования расходов (ст.252 НК РФ).
Вопросам необходимости оформления путевых листов при выплате компенсации работникам посвящено немало писем Минфина РФ и ФНС РФ. Так, по мнению контролирующих органов (Письма Минфина РФ от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39406, от 13.04.2007 г. №14-05-07/6, от 29.12.2006 г. №03-05-02-04/192, от 16.11.2006 г. №03-03-02/275, УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 г. №20-15/001797@, от 22.02.2007 г. №20-12/016776, от 20.09.2005 г. №20-12/66690), организация должна вести учет служебных поездок в путевых листах. Именно путевые листы являются подтверждением фактического использования имущества в интересах работодателя (Письмо Минфина РФ от 27.06.2013 г. №03-04-05/24421).
Компенсация за использование личного имущества в служебных целях. Налогобложение
При исполнении трудовых функций сотрудники предприятий часто пользуются собственным имуществом в виде мобильного телефона, транспортного средства, инструмента (в том числе музыкального) или оборудования.
Инициатором подобного использования может выступать как руководство организации, так и работник. В любой ситуации должны быть соблюдены положения трудового законодательства, касающиеся возмещения затрат сотрудника (ст. 188 ТК РФ), если:
- используемый объект/устройство является частной собственностью работника или находится в распоряжении такового на законных основаниях;
- имущество востребовано не в личных целях владельца, а в интересах компании;
- работодатель не возражает против применения в работе собственности сотрудника;
- сумма возмещения определяется по договоренности сторон.
В ТК РФ не указан полный перечень имущества, принадлежащего работнику и используемого в процессе трудовой деятельности с согласия руководства предприятия. Поэтому компенсировать можно применение в работе любого личного имущества, осуществляемого с согласия/разрешения руководства организации.
При вычислении страховых взносов необходимо помнить, что их взимают с оплат и награждений, которые начисляются физическому лицу в пределах трудовых взаимоотношений и гражданско-правового договора. Начисление компенсационных выплат за пользование транспортного средства для работы в рамках суммы, установленной договором между работодателем и сотрудником, не является оплатой труда, вознаграждением за исполнение трудовых или других обязательств, материальной выгодой. Соответственно, такие компенсационные средства не облагаются страховым взносом.
Если сотрудник организации использует служебный автомобиль, при этом путевые листы и иные подтверждающие документы отсутствуют, то возникает у такого физического лица экономическая выгода в том размере, в котором она оценивается. Этот вид дохода облагается НДФЛ при использовании служебного автомобиля в личных целях.
Договор на использование личного автомобиля служебных
Сегодня бизнес развивается все стремительнее. Время определяет деньги и наоборот. Чем более мобильны сотрудники фирмы, тем крепче ее позиция на рынке. Поэтому автомобиль стал не только средством передвижения, но и способом извлечения прибыли и достижения успеха. В настоящее время использование личного автомобиля в служебных целях применяется на многих предприятиях, где у персонала работа разъездного характера.
Руководители также используют личный транспорт в целях урегулирования различных рабочих вопросов на выезде. Способы оформления взаимоотношений с работником на использование транспорта В данной статье разберемся, как это документально обозначить. Оформляются взаимоотношения с работником, который использует свою машину для исполнения служебных обязательств, разными способами. Договор на использование личного автомобиля в служебных целях Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.
Способ 2. Организация приобретает имущество
Также возможен вариант приобретения имущества у работника, который, безусловно, применим лишь в случае, когда работник готов расстаться с ним формально (на бумаге). Так, приобретенное имущество будет в собственности организации, что даст ей законные основания для учета в составе расходов не только стоимости имущества, но и дополнительно понесенных затрат.
Документальное оформление. В соответствии со ст. 454 ГК РФ организация заключает с работником договор купли-продажи имущества последнего. Договор заключается в простой письменной форме; на передачу имущества покупателю составляется акт.
Стоимость продаваемого имущества согласно ст. 454, 485 ГК РФ также определяется договором и переносится в указанный выше акт. Поскольку в соответствии со ст. 143 НК РФ работник не является плательщиком НДС, он не выписывает счет-фактуру.
Обоснованность расходов и их предназначенность для деятельности, направленной на получение дохода, в данном случае не вызывают сомнений. Но организация может составить приказ о необходимости приобретения имущества с указанием целей его использования.
В бухгалтерском учете произведенные расходы учитываются следующим образом:
- Если стоимость имущества не превышает 40 000 руб.:
- при принятии имущества к учету:
Дебет 10 «Материалы» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». - при использовании имущества:
Дебет 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и т.д. Кредит 10 «Материалы».
- при принятии имущества к учету:
- Если стоимость имущества превышает 40 000 руб.:
- при принятии имущества к учету:
Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
Дебет 01 «Основные средства» Кредит 08 «Внеоборотные активы» - ежемесячно в течение срока полезного использования имущества:
Дебет 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и т.д. Кредит 02 «Амортизация основных средств».
- при принятии имущества к учету:
Очевидно, что если имущество принимается организацией к учету в качестве материалов, то необходимо при его поступлении оформить приходный ордер по форме № М-4, а при списании на расходы – требование-накладную по форме № М-11 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а).
Если же по стоимости имущество относится к основным средствам, то организация оформляет его следующими внутренними документами – актом по форме № ОС-1, инвентарной карточкой по форме № ОС-6 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7); при ежемесячном начислении амортизации целесообразно составлять бухгалтерскую справку.
В целях налогообложения прибыли стоимость приобретенного имущества учитывается единовременно, если оно было принято к учету в качестве материалов (п. 1 ст. 254 НК РФ). Либо ежемесячно в качестве амортизационных отчислений (подп. 3 п. 2 ст. 253 НК РФ) в том случае, если приобретенное имущество при принятии к учету было признано основным средством.