Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет командировочных расходов в учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для обоснования и списания расходов вернувшийся из поездки сотрудник обязан сдать авансовый отчёт по утверждённой в компании форме. К нему прилагаются оригиналы квитанций, билетов и чеков, подтверждающие произведённые траты. На подготовку и сдачу отчёта отводится 3 рабочих дня.
Суточные и авансовые платежи
Сумма суточных считается по формуле:
ЛС х КДК
- ЛС — установленный лимит суточных,
- КДК — количество дней командировки.
Расходы на проезд определяются исходя из стоимости билетов туда и обратно. Можно приобрести их заранее, тогда в заявку на аванс включается их фактическая стоимость. Если используется транспортное средство предприятия или личный автомобиль сотрудника, считается пробег туда — обратно и перемножается на норму расхода ГСМ.
Лимит стоимости проживания в командировках определяется отдельным приказом по предприятию. Он может варьироваться в зависимости от должности командируемого и места командировки. Например:
- 2500 рублей в день для специалистов во всех городах РФ кроме Москвы и Санкт-Петербурга, и 3000 рублей в день для специалистов при проживании в Москве и в Санкт-Петербурге;
- 3000 рублей и 4000 рублей соответственно — для руководителей.
Сумма превышения может быть компенсирована (с учётом удержания НДФЛ и страховых взносов).
В командировочных расходах счёт бухгалтерского учёта на аванс и суточные используется один и тот же — 71:
- Дт 71 — Кт 51 если аванс перечислен на карту сотрудника;
- Дт 71 — Кт 50 если деньги получены наличными из кассы.
Списание командировочных расходов
Все подтверждённые расходы нужно включить в состав затрат. Используется дебет следующих счетов:
- 20, 23, 25 или 26 — когда сотрудник командирован по производственной необходимости;
- 08 — командировка проводилась для приобретения основных средств;
- 44 — поездка потребовалась для реализации продукции;
- 91 — цели поездки не связаны с производством и приобретением ОС.
Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 71 списание расходов на себестоимость в зависимости от цели поездки;
Дт 70 — Кт 68 начисление НДФЛ, если суммы суточных и проживания превысили установленные лимиты;
Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 69 начисление страховых взносов с сумм превышения лимитов.
Если работодатель — плательщик НДС, и в документах к авансовому отчёту присутствует этот налог:
- Дт 60 (76) — Кт 71 получен товар (услуга) через сотрудника;
- Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 71 отражены расходы по командировке;
- Дт 19 — Кт 76 учтён входящий НДС;
- Дт 68 — Кт 19 входящий НДС приняли к вычету.
Изменения по командировочным с 2020 года
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.
Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.
Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).
Учитывайте следующие нюансы:
- день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
- день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.
Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку
Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.
В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.
Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.
Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья? Посмотреть ответ
Суточные в иностранной валюте
Суточные в командировке (что это такое и примеры — выше) могут выплачиваться как в рублях, так и в иностранной валюте. Но их размер в 2021 году оказывает влияние на налогообложение — на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры командировочных расходов при заграничных поездках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.
| Страна служебной поездки | Размер компенсации в долларах США |
| Белоруссия | 57 |
| Украина | 53 |
| США | 72 |
| Германия | 65 |
| Великобритания | 69 |
| Франция | 65 |
Если аванс выдан в иностранной валюте
В бухгалтерском учете валютные операции регулируются ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (утв. приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н). Операции, совершенные в иностранной валюте, отражаются в валюте платежа и в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату совершения операции (п.п. 4-6, 20 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).
Выданные организацией авансы признаются в бухгалтерском учете в оценке в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выплаты аванса. Их пересчет в связи с изменением курса после принятия к бухгалтерскому учету не производится (п.п. 9, 10 ПБУ 3/2006).
Для целей налогообложения прибыли правила схожи. Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода. А выданные авансы пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления аванса (п. 10 ст. 272 НК РФ).
В бухгалтерском учете датой совершения операции для расходов организации в иностранной валюте, связанных с командировками, считается день утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006). В налоговом учете командировочные расходы также признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Таким образом, и в бухгалтерском, и в налоговом учете командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:
-
по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса — в пределах выданной под отчет суммы;
-
по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в сумме перерасхода.
Если расчеты с работником после утверждения авансового отчета не завершены, то в бухгалтерском учете образовавшаяся задолженность пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на отчетные даты и на дату погашения задолженности (п.п. 5-7 ПБУ 3/2006). В налоговом учете пересчет выполняется на последнее число каждого месяца и на дату погашения задолженности (п. 10 ст. 272 НК РФ).
В «1С:Бухгалтерии 8» пересчет валютных остатков, в том числе валютной задолженности организации перед подотчетным лицом выполняется ежемесячно при выполнении регламентной операции Переоценка валютных средств, входящей в обработку Закрытие месяца (раздел Операции). Задолженность сотрудника перед организацией в программе считается выданным авансом и не переоценивается.
Курсовые разницы, возникающие по расчетам с работником после утверждения авансового отчета, учитываются:
-
в прочих доходах и прочих расходах (п.п. 11-13 ПБУ 3/2006; п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н; п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н);
-
во внереализационных доходах и внереализационных расходах – для целей налогообложения прибыли (пп. 11 ст. 250, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Как рассчитать компенсацию за суточные, если их выплатили после поездки?
Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.
Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?
Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.
Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?
Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.
Предварительный расчет
Если нормативным актом компании предусмотрена подготовка предварительного расчета или сметы на загранкомандировку, необходимо его оформить.
В расчете или смете определяют сумму, которая должна быть заранее выдана сотруднику с учетом его предполагаемых расходов – суточные, приблизительные расходы на проезд и проживание.
СОВЕТ
Рекомендуем выдавать сотруднику некоторую сумму на непредвиденные расходы, чтобы он не оказался за границей в сложной ситуации без денег. Также эта сумма сможет покрыть суточные или иные расходы в случае продления командировки или переноса рейса самолета или поезда. Лишний аванс он вернет по возвращении из командировки.
Аванс на командировку выдают на основании подготовленного расчета и подписанного приказа.
Как правильно оформить расчет при командировке за границу, вы можете узнать из нашей статьи «Как рассчитать суточные при командировке за границу».
Если авиабилет приобретен через Интернет, то для целей налогообложения прибыли подтверждением трат будут являться маршрут/квитанция электронного билета и посадочный талон (письмо Минфина России от 9 октября 2021 г. № 03-03-06/1/65743). При этом посадочный талон, в том числе электронный, полученный при регистрации через Интернет, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт перелета. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии штампа на электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт воздушной перевозки иным способом, например, организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (письмо Минфина России от 9 октября 2021 г. № 03-03-06/1/65743).
Налоговый учет командировочных расходов 2020
Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.
Основные особенности налогового учета командировочных затрат:
- Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.
Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.
- Дата признания расходов.
Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.
- НДС по командировочным расходам.
ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.
- НДФЛ и страховые взносы
На большинство командировочных затрат начислять НДФЛ и страховые взносы не нужно. На суточные НДФЛ и страховые взносы начисляют сверх установленного лимита.
Рассмотрим подробнее особенности налогового учета отдельных видов командировочных затрат.
Возмещение проживания в командировке
Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.
Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:
- кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
- договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.
При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:
- НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
- страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.
Размер суточных командировочных расходов в 2023 году по России и за границей
Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.
Для командировок в пределах страны и за границей устанавливается различный размер выплат за каждые сутки.
Например, сотрудник направлен из Москвы в Прагу поездом. Все время следования по России ему будет оплачено из расчета установленных нормативным актом организации суточных в пределах страны. Нахождение за ее пределами оплачивается в том размере, который определен для заграничной командировки.
Помимо этого работодатель может установить в локальных актах различный размер суточных выплат выделив командировки по странам СНГ с фиксированием своего размера сумм.
Например, по территории РФ суточные составляют 700 рублей в день, по странам СНГ – 1500 рублей в день, а по странам европейского союза – 2300 рублей в день.
Служебная командировка: понятие и нормативное регулирование
Напомним, что служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Правовые основы взаимоотношений работодателя и работников, направленных в служебные командировки, определены Трудовым кодексом и Инструкцией N 62 , которая на сегодняшний день действует в части, ему не противоречащей (ст. 423 ТК РФ). Специального нормативного документа, регулирующего загранкомандировки, в настоящее время нет . Видимо, поэтому специалисты из Минфина и налоговых органов в своих разъяснениях иногда применяют положения Инструкции N 62 к зарубежным командировкам. Спорным является вопрос о сроках командировок за границу.
Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР».
В 2003 г. утратило силу Постановление Госкомтруда СССР от 25.12.1974 N 365 «Об утверждении Правил об условиях труда советских работников за границей».
Максимальная продолжительность командировки внутри страны установлена п. 4 Инструкции N 62: ее срок не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения работника в пути, а для рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, — одного года. Минфин распространяет указанные ограничения на загранкомандировки. Однако оснований для этого в действующем законодательстве не содержится (см. статью Д.Е. Аборина «Что нужно знать о командировках в 2006 году?», «АВБН», 2006, N 3).
Среди других нормативных документов следует обратить внимание на Постановление Правительства РФ N 93 , устанавливающее лимиты суточных, учитываемых при налогообложении прибыли. При этом суточные могут выплачиваться и в большем размере, если это предусмотрено коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 168 ТК РФ).
Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 «Об установлении норм расходов организации на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
Коллективный договор и локальные нормативные акты (приказы, положения, распоряжения) устанавливают порядок и размеры возмещения командировочных расходов. Этими документами могут быть утверждены перечень расходов на проезд к месту командировки и обратно, которые работодатель обязуется возместить работнику, нормы компенсации стоимости проезда и проживания в случае потери работником документов и т.д. Таким образом, коллективный договор и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, которые регулируют отношения между работником и работодателем, являются внутренними нормативными документами организации (ст. 8 ТК РФ).
Обратите внимание: приказы и распоряжения, адресованные конкретным работникам с указанием их фамилий, не являются локальными нормативными актами. Для этого документ должен быть рассчитан на неоднократное применение в отношении всех или группы работников организации.
Вывоз валюты за рубеж
Статьей 15 Закона «О валютном регулировании» предусмотрены ограничения на вывоз денежных средств за пределы страны. При вывозе валюты или рублей на сумму свыше эквивалентной 3000 долл. составляется таможенная декларация на всю сумму вывозимой наличности. Физическое лицо не вправе единовременно вывозить за границу валюту или рубли в сумме, превышающей в эквиваленте 10 000 долл. США. Перерасчет российской или иностранной валюты в доллары США производится по курсу Центробанка РФ на дату декларирования.
За нарушение валютного законодательства предусмотрена административная ответственность. Нарушение порядка вывоза иностранной валюты влечет наложение штрафа: на граждан — в размере от пяти до десяти МРОТ, на должностных лиц — от десяти до двадцати МРОТ, на юридических лиц — от пятидесяти до ста МРОТ (п. 7 ст. 15.25 КоАП РФ).
Штраф за недекларирование или недостоверное декларирование физическими лицами иностранной валюты или валюты РФ составляет от десяти до двадцати пяти МРОТ (ст. 16.4 КоАП РФ).
К сведению: МРОТ, применяемый для исчисления налогов, сборов, штрафов и иных платежей, установлен ст. 5 Федерального закона N 82-ФЗ и составляет на сегодняшний день 100 руб.
Бухгалтерский учет командировочных расходов
Пример 2. Сотрудник ОАО «Интерхим» 03.06.2006 отправился в командировку в Германию железнодорожным транспортом. Дата пересечения границы при выезде с территории России — 4 июня, а при въезде — 15 июня. Работник вернулся из командировки 16 июня. Авансовый отчет утвержден 19 июня. Суточные на территории России выплачиваются из расчета 500 руб. в день, за рубежом — по нормам, утвержденным Постановлением N 93 (для Германии — 65 долл. в день).
Курсы валют составили (условно):
Дата |
Руб/долл. |
Руб/евро |
01.06.2006 |
26,90 |
34,70 |
19.06.2006 |
27,10 |
34,07 |
Для оплаты железнодорожных билетов с расчетного счета было перечислено 7080 руб. (в том числе НДС — 1080 руб.). Приобретенные железнодорожные билеты учтены на счете 50-3 «Денежные документы».
1. Москва м Павелецкая Озерковская набережна 50 Ограниченное кол-во мест!
2. Онлайн трансляция с возможностью задавать вопросы.
УЧАСТИЕ В ОНЛАЙН-ТРАНСЛЯЦИИ — ЭТО:
- Самая актуальная информация.
- Живое общение с лектором.
- Возможность задавать вопросы онлайн в ходе мероприятия.
- Раздаточный материал лектора после мероприятия.
- Просмотр из любой точки страны.
- Возможность присылать вопросы лектору заранее.
- Просмотр записи лекции
Расходы по найму жилого помещения
Расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются командированному работнику со дня прибытия и по день выезда. Как и в случае с возмещением стоимости проезда в служебную командировку, расходы по найму жилого помещения возмещаются различным категориям служащих бюджетного учреждения в различном порядке. Так, при непредставлении документов, подтверждающих данные расходы, федеральным государственным гражданским служащим возмещаются расходы по найму жилого помещения в размере 30% от установленной нормы суточных (в настоящее время — 100 руб.) за каждый день нахождения в служебной командировке. В свою очередь, служащим категории «работники» расходы по найму жилого помещения возмещаются из расчета 12 руб. в сутки.
Обратите внимание: в случае вынужденной остановки в пути расходы по найму жилого помещения возмещаются только при их документальном подтверждении. Так, например, если работник выехал в командировку на служебном автотранспорте 24-го числа, а прибыл в место командировки 25-го числа, то расходы по найму жилого помещения возмещаются при наличии подтверждающих документов. В случае их отсутствия ни 12 руб., ни 30% от установленной нормы суточных не выплачиваются.
Кроме того, расходы по найму жилого помещения в месте нахождения в командировке возмещают по фактическим расходам, подтвержденным документами, но не более 550 руб. в сутки. В случае превышения данной суммы, как и в случае проезда к месту служебной командировки, расходы должны возмещаться за счет экономии денежных средств, выделенных из федерального бюджета, или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.